Lean Project Management:
як використання принципів та інструментів Lean допомагає
у керуванні проєктами
Lean-методологія допомагає значно покращити управління проєктами будь-якої сфери – від будівництва до IT та інновацій. У цій статті ми розглянемо ключові принципи та методи Lean, наводячи приклади їхнього практичного застосування в різних проєктах. Ви дізнаєтеся, як використання інструментів Lean може підвищити ефективність планування та реалізації проєктів, і які переваги це приносить.
1
Як Lean може змінити підхід до керування проєктами?
Час і гроші — ключові фактори для кожного менеджера проєкту. Хто б не хотів одним помахом чарівної палички привести свій графік та бюджет до ідеального балансу? Lean Project Management може стати таким рішенням. Дослідження показують, що майже половина проєктів виходить за рамки часу або бюджету. Lean Project Management, хоч і не є чарівною паличкою, пропонує цінний набір інструментів. Він вимагає не магії, а дисциплінованого аналізу кожної дії протягом усього життєвого циклу проєкту.

Тільки ретельний аналіз процесу допоможе зрозуміти, як він дійсно працює, і виявити неефективні моменти. Часто люди вважають, що спосіб, яким вони діяли раніше, — найкращий. Але детальне розуміння кожного етапу дозволяє знайти втрати та кроки, які не додають цінності, але з часом стали звичною і непомітною частиною процесу.
Принципи Lean

Основна увага приділяється зменшенню втрат у всіх бізнес-процесах. Результатом є скорочення вартості та часу виконання, а також підвищення якості.

Слідувати принципам Lean означає забезпечувати те, що необхідно, коли це необхідно, з мінімальною кількістю матеріалів, обладнання, робочої сили та місця.

Згадаємо 5 основних принципів Lean:
1. Визначте цінність в очах клієнта

Перший принцип Lean полягає у визначенні цінності. Цінність продукту або послуги визначається як «здатність задовольнити потреби клієнта в потрібний час і за відповідну ціну, згідно з його очікуваннями в кожному конкретному випадку». Основна ідея — зосередитися на тому, за що клієнт готовий платити.

2. Визначте потік створення цінностей для кожного продукту

Потік цінностей охоплює всі дії, що виконуються для створення продукту — від ідеї до запуску готового продукту. Ці дії можуть як додавати цінність, так і бути марними. Спочатку необхідно створити карту потоку цінностей, яка показує, як процес працює зараз. Після цього аналізують карту, щоб виявити втрати та визначити дії, що створюють цінність. Далі розробляється карта майбутнього стану, яка показує, як процес повинен працювати для більшої ефективності.
Приклад з проєктного менеджменту: Уявімо, що проєкт включає розробку нового програмного продукту. Створивши карту потоку цінностей, команда виявляє, що значний час витрачається на очікування затверджень на кожному етапі розробки. Ця дія не додає цінності, але уповільнює процес. Проаналізувавши це, команда вирішує автоматизувати частину процесів затвердження, що значно скорочує час і дозволяє швидше доставити готовий продукт клієнту, тим самим збільшуючи ефективність і зменшуючи втрати.
3. Зробіть цінність потоком, усунувши втрати

Після визначення цінності та розробки потоку її створення, наступний крок — забезпечити безперервний рух процесу, усуваючи всі перешкоди, помилки, переробки та затримки. Основна ідея цього етапу полягає в тому, щоб процес не мав зупинок і втрат.

4. Дозвольте клієнту витягувати потік

Завдання тут полягає в тому, щоб уникнути надання цінності до того, як її зажадає клієнт. Також ви не повинні надавати клієнту більше, ніж узгоджений початковий обсяг. Ми дозволяємо клієнту тягнути потік за допомогою системи Канбан. Kanban дозволяє реалізувати систему точно вчасно. Він використовує картки, щоб сигналізувати про потребу в предметі, ініціюючи рух, виробництво або поставку одиниці.

5. Постійно вдосконалюйтеся

Останнім етапом є прагнення до досконалості, що сприяє переходу до Lean-культури. Це передбачає безперервне вдосконалення процесів і постійний аналіз їх цінності. Хоча досягти повної досконалості неможливо, важливо постійно працювати над тим, щоб ставати кращими і наближатися до цього ідеалу.
2
Поширені причини провалу проєкту
Світ менеджера проєкту полягає в тому, щоб зосередитися на продукті, зосередитися на команді, задовольнити клієнта. Менеджери проєктів стикаються з серйозним викликом. Крім того, їм доводиться мати справу з матричною організацією, з людьми, на яких вони не завжди впливають.
Процеси управління проєктами та набір інструментів Lean, безсумнівно, допоможуть керівникам проєктів стати ефективнішими, зосередившись на діяльності з доданою цінністю та обмеживши варіації процесів.

У реальному житті керівники проєктів повинні:

- Визначити реальну цінність клієнта:
- Встановити контроль за базовою лінією проєкту, щоб запобігти її непомітним змінам (повзучій базовій лінії). Це допоможе уникнути неконтрольованих змін у масштабі проєкту, які можуть вплинути на терміни та бюджет.
- Побудувати комунікаційний план для впорядкування потоку інформації.
- Оцінити потреби сторін проєкту і отримати внутрішню прихильність зацікавлених сторін.
- Визначити потік створення цінностей проєкту.

Коли ці фактори ігноруються, у проєкті виникають втрати. Що станеться, якщо ми не будемо ефективно співпрацювати з клієнтом? Це ускладнить визначення реальної цінності для споживача. Якщо ми дозволимо клієнту змінити завдання члена нашої проєктної команди, це може призвести до збільшення обсягу проєкту.

План управління проєктом зазвичай має детально описувати процес створення цінності. Структура розподілу робіт ділить кінцеві результати на два типи робочих пакетів: ті, що безпосередньо додають цінність, і ті, що її формують. Мережа діаграм пріоритетів допомагає організувати ці потоки. Спочатку доцільно використовувати підхід без обмежень, а потім керівник проєкту обговорює з замовником, наскільки реалістично досягти запланованих етапів, враховуючи цілі клієнта. Якщо прийняти обмеження замовника без ретельного планування, це може призвести до втрат і збільшення витрат.

У нас є хороший план управління проєктом, тож чому у нас проблеми? Нам доводиться перепланувати проєкт, і врешті ми стикаємося з провалом графіка та зростання бюджету. Давайте дізнаємося, як принципи Lean можна застосувати до процесів управління проєктами.
3
Поточний стан потоку створення цінностей для управління проєктами
Ми визначаємо цінність управління проєктами, визначаючи цілі, результати та вимоги. Тут ми також визначаємо критерії прийнятності. Цінність або кінцевий результат проєкту - це те, що клієнт дійсно купує. Це викладено зі слів замовника і виходить безпосередньо від замовника. Початкові вимоги можуть бути незрозумілими спочатку, але вони повинні бути встановлені шляхом тісного контакту з клієнтом і встановлення хороших робочих відносин. Технічне завдання або документ-вимога — це не кінцевий стан, а лише один із елементів, які складають цінність для споживача. Якщо твердження про значення конфліктують, керівник проєкту повинен працювати з клієнтом, щоб вирішити цей конфлікт. Щоб уникнути накопичення втрат на початку проєкту, керівник проєкту повинен налагодити тісні стосунки з клієнтами та хорошу комунікацію.
Потік створення цінностей / потік
Потік створення цінності є ключовим аспектом для керівника проєкту. Багато аспектів, що відбуваються під час реалізації проєкту, можуть бути поза їхнім контролем, особливо в умовах сильної матричної організації. Візуалізація та аналіз поточного стану потоку створення цінності допоможуть виявити втрати в процесах, зосередитися на залишковій цінності та адаптувати процеси управління проєктом до майбутніх потреб.

Майбутній стан відображатиме швидку та ефективну реакцію на очікування клієнтів щодо нових продуктів і послуг, а також на запити на зміни. Під час проходження інформації через цей процес управління проєктом надає цінність, перетворюючи початкові дані на результати, такі як опис обсягу, план управління проєктом та реєстр ризиків.

Ми також неминуче стикнемося з втратами, що залежать від рівня точності початкового обсягу продукції та бізнес-даних. Якщо до інформації застосувати категорії втрат, ми отримаємо таку таблицю:
У процесах управління проєктами незаплановані витрати можуть виникнути через неконтрольовані зміни обсягу або розповзання обсягу. Це трапляється, коли нові функції додаються без оцінки їх впливу на цілі проєкту і без офіційного схвалення від керівного комітету чи замовника. Уявімо ситуацію, коли замовник обминає керівника проєкту і надсилає запити на зміни безпосередньо членам команди, що призводить до розповзання обсягу. Щоб уникнути таких витрат, керівник проєкту повинен активно управляти комунікацією з клієнтом.

Мінімізація втрат є основою для Lean-управління проєктами. Керівники проєктів повинні навчитися їх бачити, створивши карту потоку створення цінності, таку як наведена нижче.
4
Майбутній стан потоку створення цінності проєкту

Потік


Ідеальний потік полягає в тому, щоб продукт або послуга безперервно рухалися через поток цінностей. Слід пам’ятати, що починати потрібно з кінця потоку створення цінностей.

Ініціатива Lean Aerospace Initiative (LAI) пропонує фактори, які слід застосувати до карт потоків створення продукту, щоб перевести їх до майбутнього стану. Ці фактори перераховані нижче, і їх можна застосувати до потоку створення цінностей для управління проєктом:

  • Видаліть надмірність, спростіть і стандартизуйте
  • Створіть безперервний потік інформації
  • Мінімізуйте передачу інформації
  • Баланс оглядів і відповідальності
  • Удоскональте системи комунікації
  • Впровадьте інтегровану розробку продуктів і процесів
  • Збільшіть кількість одночасної обробки

Досягнувши цього майбутнього стану, організація зможе підвищити свою організаційну зрілість у сфері управління проєктами.
Витягування

Додавання функцій, які виходять за межі проєкту, може погано позначитися на його обмеженнях. Якщо ви виконаєте більше роботи, ніж потрібно на даний момент, вона буде відкладена до наступного етапу, що не прискорить процес. Варто також уникати виконання завдань великими партіями. Якщо надійде запит на зміну продукту, ваша робота може стати застарілою, і ви втратите час та ресурси.

Вдосконалення

Підтримка вищого керівництва є надзвичайно важливою. Вони мають встановлювати стандарти і керувати переходом до культури Lean. Менеджери середньої ланки та керівники проєктів повинні постійно ставити під сумнів цінність усіх дій, запитуючи, наприклад: "Навіщо ми це робимо?" або "Чи справді цей підпис необхідний?".

Люди, необхідні для створення Lean-культури

Люди є основою будь-якої ініціативи з постійного вдосконалення. Виявлення проблем і втрат — важливий крок, але для покращення роботи організації цього недостатньо. Потрібно також впроваджувати рішення для кожної виявленої проблеми. Цей етап найскладніший, оскільки залежить від здатності людей створювати нові ідеї та впроваджувати інновації.

Для успішних змін важливо вміти залучати та мотивувати співробітників. Перехід до Lean-організації потребує зміни культури та мислення.
У проєктному управлінні керівник повинен залучати команду до планування, адже саме вони найкраще розуміють деталі роботи та можливі обмеження. Це допоможе уникнути непотрібних втрат.
Якщо керівник змушуватиме команду виконувати лише вимоги замовника без їх участі, це може призвести до переробок, низької мотивації та високої плинності кадрів. Надання співробітникам більше відповідальності допоможе створити позитивну та підтримуючу робочу атмосферу.
5
Висновок
Lean є потужною методологією для досягнення досконалості в управлінні проєктами, яка зосереджується на створенні цінності для клієнтів. Визначення цінності на початку проєкту дозволяє налаштувати процеси, щоб максимально задовольнити запити споживачів.
Співпраця між менеджерами проєктів і функціональними менеджерами є ключовою для виявлення можливостей задоволення вимог клієнтів. Наприклад, у проєкті з розробки програмного забезпечення команда може створити карту потоку створення цінності, щоб ідентифікувати етапи, що призводять до втрат, і зосередитися на тих, що додають цінність.

Пропонуємо таку дорожню карту для досягнення успіху в управлінні проєктами за принципами Lean:

  1. Створіть потік цінностей проєкту.
  2. Визначте цінність з точки зору клієнта.
  3. Усуньте всі можливі втрати.
  4. Розвивайте лояльність клієнтів.
  5. Використовуйте набір інструментів Lean PM.

Lean допомагає організаціям адаптуватися до змін і швидше реагувати на потреби ринку. Інтегруючи Lean-принципи в управлінні проєктами, ви не лише підвищуєте продуктивність, але й забезпечуєте тривале задоволення клієнтів, що врешті-решт сприяє успіху вашого бізнесу.
Навчись бачити зайве