5S як спосіб мислення: більше, ніж набір інструментів

Усе почалося невинно — з однієї коробки книг, куплених на вигідному розпродажі в місцевій книгарні. Я щиро збирався одразу розставити їх на полицях у кабінеті. Але з’явилися термінові справи, і я подумав: «Зроблю це наступних вихідних». Наступні вихідні прийшли — разом із новими відволіканнями. Потім були ще вихідні. І ще. Минали тижні, місяці, я знову й знову натрапляв на книжкові розпродажі, а коробок ставало дедалі більше. У якийсь момент вони перестали бути “про книги” — коробки почали приймати в себе все підряд: те, що шкода викинути, ніколи не доходять руки розкласти або просто не знаєш, куди подіти. Так звичайна коробка поступово перетворилася на знайоме багатьом сховище відкладених рішень. 

З часом я ніби перестав помічати ці коробки,  і сам факт їх існування, і той вплив, який вони мали на моє життя. Пересуваючись будинком, я змушений був їх оминати або постійно стежити, щоб не вдаритися. Під час прибирання з’являлося ще одне «завдання» — тягати коробки туди-сюди, щоб помити підлогу. А іноді, коли лінощі брали гору, я просто прибирав навколо них, і пил повільно накопичувався під коробками, поза зоною видимості. 

На щастя, через кілька місяців переміг здоровий глузд. Я зупинився й подумав:
«А чому б тобі, пане Lean-практику, не почати робити те, про що ти постійно говориш? І заодно — не осмислити цей досвід. Нехай це буде твій особистий експеримент для Lean-спільноти». 

Найочевидніший наслідок був простий: простір виглядав неохайно і потребував пояснень для допитливих гостей. Але якщо заглибитися, цей «експеримент» показав значно важливішу річ — ми дуже швидко звикаємо до відхилень від норми, якщо залишаємо їх невирішеними надовго. Тимчасові рішення стають постійними. Втрати — зайвий час, зусилля й рухи, витрачені на пересування коробок, перетворюються на буденність. 

Це наочно показало цінність 5S і швидкої реакції на відхилення від стандартів або цілей. Але для мене цього було замало. Мене зацікавило інше питання: як 5S може працювати не лише у фізичному просторі, а й у просторі мислення — особливо під час вирішення проблем? 

Фізичний безлад помітити й виправити значно легше, ніж безлад у голові. Водночас зв’язок між фізичним і нефізичним простором надзвичайно показовий. Те, як ми створюємо, організовуємо й використовуємо фізичний простір, ніколи не є випадковим — це відображення стану нашого мислення. Багато підходів у системному та Lean-мисленні свідомо починаються не з інструментів, а з формування мислення, філософії та фундаментальних принципів. 

Можна сказати, що ці моделі підтверджують: фізичний світ формується та керується світом мислення. Тому, коли ми стикаємося з проблемами або викликами у фізичному середовищі, варто шукати причини глибше — у  переконаннях і ментальних моделях, які визначають наші дії в цій сфері. 

Окрім взаємозв’язку між фізичним і ментальним простором, варто усвідомлювати й їхню відмінність. Фізичний простір обмежений — ресурсами, площею, можливостями. Ментальний же поєднує в собі обмежене й майже безмежне. Те, що ми рідко використовуємо або не хочемо тримати в свідомості, «переміщується» в підсвідомість — динамічний і практично необмежений простір довготривалої пам’яті, щоб звільнити місце в обмеженому активному просторі свідомості — короткотривалій пам’яті. 

У своїй книзі «Думай повільно… вирішуй швидко» Даніель Канеман звертає увагу на два типи ментальних процесів, які ми використовуємо для прийняття рішень та суджень. Система 1 — це швидке мислення, яке працює автоматично, майже без зусиль. Система 2 — повільне мислення, яке вимагає більше зусиль і є свідомим та обдуманим. 

Оскільки ми майже не помічаємо роботу Системи 1, можна сказати, що вона витрачає мало нашої свідомої уваги та розумових зусиль, і більше спирається на накопичений досвід, звички та ментальні моделі. Натомість Система 2 потребує значно більше уваги та зусиль, адже включається тоді, коли автоматичні програми з накопиченого досвіду не можуть ефективно вирішити поточну задачу. 

Швидке мислення працює менш уважно до деталей, довіряючи припущенням і переконанням, що запускають програми, збережені у підсвідомості. Підсвідомість має практично необмежену ємність і накопичила за роки безліч переконань — частина з них правдива, частина містить напівправду. Ми можемо триматися за концепції, які колись працювали, але зараз через зміну умов можуть давати непередбачувані негативні наслідки. 

У фізичному світі легше помітити, коли щось не на своєму місці або відсутнє, у ментальному світі це зробити набагато складніше. Тому цілком можливо, що ми досі спираємося на старі або хибні припущення й переконання, що створюють «тимчасові рішення» та непомітні втрати у повсякденному житті. 

З огляду на це, застосування 5S до нашого ментального світу полягає в тому, щоб виділити час на виявлення хибних припущень і переконань, які керують нашими щоденними діями. 

Sort – Сортування
Відокремити важливе від неважливого. Питання для роздумів: що є фактом, а що — припущенням? Що актуально для вирішення проблеми, а що ні? Що я вже знаю, а що ще потрібно з’ясувати? 

Set in Order – Створення порядку
Впорядкувати дані та факти за логічними групами і крок за кроком прослідкувати, як окремі відомості перетворюються на основні тенденції та допомагають зрозуміти причинно-наслідкові зв’язки. 

Shine – Систематичне прибирання
Регулярно збирати зворотний зв’язок і перевіряти, чи не змінилися ключові умови середовища, які важливі для існуючих рішень та ідентифікації проблем. 

Standardize – Стандартизувати
Навчати інших, щоб процес вирішення проблем у нашому середовищі мав спільну мову, чітку послідовність дій та контроль якості, узгоджений із іншими зацікавленими сторонами. 

Sustain – Самовдосокналення 
Взаємодіяти з іншими дисциплінами, вчитися й ділитися знаннями про те, як принципи працюють у різних, але взаємопов’язаних середовищах. Прагнути до прогресу. Винагороджувати себе та інших за зростання та покращення. 

Ми навіть не уявляємо, скільки хибних припущень керують нашими діями щодня. Як писав давньокитайський філософ Лао Цзи:
«Щоб здобути знання, додавай щось щодня. Щоб здобути мудрість, віднімай щось щодня.» 

Джерело статті: https://www.planet-lean.com/articles/5s-your-mind—thinking-beyond-the-tools

Хочете навчитися застосовувати інструмент 5S у робочих процесах?

Запрошуємо на курс Lean Yellow Belt.