5 кроків до кращого розуміння роботи в Гемба (місце, де створюється цінність).

Саме тут, в Гемба, відбувається найважливіше: люди і машини у своїй щоденній роботі перетворюють матеріали та інформацію на продукти та послуги, які приносять користь клієнтам і суспільству. 

Саме в Гемба концентруються наші ключові виклики. Тут ми можемо розкривати взаємозв’язки між причинами та наслідками, знаходити і тестувати ефективні рішення. Саме тут відбувається справжнє навчання — ми бачимо, як реально виконується робота. І саме тут лідери та наставники, керуючись принципом Lean про повагу до людей, підтримують безперервний розвиток команд і вдосконалення процесів, за які вони відповідають. 

Гемба — це місце, де знаходяться ключові важелі управління, ті інструменти, які допомагають підвищувати продуктивність і забезпечувати стабільні результати. 

Covid-19 приніс нові виклики: сьогодні мільйони людей працюють з дому, і «цифрова Гемба» стає невід’ємною частиною роботи. Освоєння її управління змусило  розвивати навички на абсолютно новому, раніше недосяжному рівні. 

З цих та багатьох інших причин надзвичайно важливо знаходити способи глибоко взаємодіяти з Гемба — будь то віртуальна чи фізична присутність. 

Керівники несуть відповідальність за те, щоб ретельно «спланувати та спроєктувати» досвід перебування в Гемба, зробивши його продуктивним і конструктивним для взаємодії між управлінням та працівниками.

Адже навіть найкращі наміри можуть обернутися шкодою, якщо візит в Гемба буде погано організованим. 

У цій статті хотіли би поділитися п’ятьма управлінськими практиками, які дозволяють покращити досвід взаємодії в Гемба з працівниками та вивести це на новий рівень.

Йдеться не просто про відвідини Гемба, а про те, як ми туди приходимо. Керівники повинні налаштувати своє мислення так, щоб воно відповідало поглядам і досвіду тих, з ким вони спілкуються. 

Передумовою цього є повна присутність — тілом і душею, щоб зрозуміти реальну ситуацію, обставини, що оточують роботу, і побачити, що ховається за поверхневими оцінками, які можуть відволікати від того, що насправді відбувається щодня. 

Перебування в Гемба дає можливість зануритися глибоко і зрозуміти часто  реальність. Лише так ми можемо посилити наш аналіз, використовуючи науковий підхід до вирішення проблем (PDCA), щоб знайти найефективніші засоби, які здатні остаточно усунути проблеми. 

Щоб розвинути критичний погляд на роботу та знаходити більш ефективні форми організації, що підвищують продуктивність, потрібно навчитися узгоджувати основні припущення та спосіб мислення не лише серед керівників, а й між керівниками та працівниками на передовій. 

Коли мислення налаштоване правильно, відбувається «магія» Lean: відкритий обмін інформацією, що підтримує постійне колективне навчання про те, як знаходити проблеми та ефективно їх вирішувати. 

Успішна взаємодія в Гемба між керівниками та працівниками на передовій вимагає підготовки — так само, як ґрунт потребує обробки, щоб насіння, яке ми в нього садимо, проросло. 

Насамперед, потрібно чітко донести до всіх, яка мета взаємодії в Гемба. Перше запитання, на яке слід відповісти: «Навіщо ми це робимо?». Звісно, відвідування Гемба можуть мати різні причини, серед найпоширеніших: 

• Зрозуміти суть роботи та те, як ми обслуговуємо клієнтів. 

• Систематично покращувати організацію робочих процесів. 

• Оцінити можливості тих, хто створює цінність. 

• Перевірити, чи наша стратегічна візія пронизує повсякденні робочі рутини. 

• Зрозуміти, як організована робота керівників. 

• Виявити можливості для покращення роботи керівників. 

Спільне розуміння мети, яке формується під час підготовки до взаємодії в Гемба, є основною умовою ефективної комунікації. 

Кожен процес відбувається в своєму унікальному контексті, який відрізняється в різних організаціях. Тому неможливо ефективно відвідати Гемба, не розуміючи заздалегідь обставин та умов, у яких він функціонує. 

У компанії різні підрозділи та відділи можуть мати власний контекст, і характер роботи в кожному з них відрізняється. Тому перед візитом на Гемба корисно заздалегідь ознайомитися з реальністю, яку ви збираєтеся відвідати. Іншими словами, потрібно знати хоча б основи роботи, що виконується в конкретному Гемба. Керівникам, які відповідають за різні підрозділи з унікальними контекстами, слід особливо уважно вивчати всі особливості кожного місця. 

Відвідування Гемба без такого знання може призвести до спотвореного бачення проблем або хибних уявлень про них, а отже й до помилкових рішень. У таких випадках наші зусилля з покращення процесів значно ускладнюються. 

Детальне розуміння технічних аспектів дозволяє оцінити реальні можливості людей, які виконують роботу, і надати їм необхідну підтримку для вдосконалення. 

Гемба відображає стиль управління, який ви застосовуєте. Тому обхід місця створення цінності є чудовою можливістю глибше зануритися в практики, що «втілюють» наше управління на ділі. 

Іншими словами, важливо зрозуміти, як структуровані управлінські рутини: які механізми, методи та процедури використовуються для прийняття рішень і дій? Наскільки вони ефективні? Чи відповідають вони культурі Lean, до якої ми прагнемо, чи ще прив’язані до більш «традиційних» форм управління? 

Спостерігайте за собою та своїм способом управління, щоб зрозуміти, наскільки ефективно ви комунікуєте і як можна покращити власну роботу та стиль керівництва. 

Візит в Гембу також має бути можливістю оцінити, як реалізується план: що роблять люди і чому вони це роблять, чи працюють вони відповідно до стандарту та чи усвідомлюють, що робота повинна відповідати необхідній якості. 

Слід запитати себе, чи спрямовують люди свою енергію на правильні дії, у правильний спосіб і в потрібний час. 

Якщо цього не відбувається, повинні існувати прості та швидкі способи помічати відхилення та отримувати допомогу. Іншими словами, кожен має вміти відповісти на такі запитання: 

• Як ви знаєте, що виконуєте роботу з необхідною якістю? 

• Як ви розумієте, що ваша робота затримується? 

• Що робити, якщо ви не можете виконати роботу потрібним чином? 

• Що робити, коли ви виявляєте проблему? 

Необхідно встановити чіткі та наочні методи виявлення і вирішення проблем, а також процедури документування та поширення знань, досвіду, щоб їх можна було використовувати в інших частинах організації за потреби. 

Це лише деякі способи, які допоможуть покращити ваші відвідування Гемба. Звісно, існуватимуть й інші, залежно від конкретних потреб кожної організації. Як і у всьому Lean, для того щоб удосконалити наш підхід до Гемба та максимально ефективно застосовувати  основні практики Lean — «піди і подивись, питай «чому», проявляй повагу» — потрібна щоденна практика. 

Візит в Гемба з чіткою метою, правильним налаштуванням мислення, хорошим плануванням та повагою до контексту може стати вирішальним фактором. 

Джерело статті: 5 ways to improve your connection with the gemba