Що робить Lean стійким? Створення цінності та PDCA

Авторка: Малгожата Якубік та Роберт Каган, Lean Enterprise Institute Polska
Переклад: Lean Institute Ukraine

Оскільки жоден справжній lean-фахівець не повинен проходити повз марнотратство та ігнорувати можливість для вдосконалення, ми відчули потребу зібрати наші роздуми про великі та малі речі, які під час роботи з нашими клієнтами виявилися поширеними “перешкодами” або навіть серйозними стопорами у впровадженні lean.

Незалежно від того, чи є ці перешкоди системними чи пов’язаними з інструментами, вони мають одну спільну рису: вони розповідають наші “бойові історії”, якими ми хочемо поділитися з тими, хто йде шляхом lean, сподіваючись попередити їх про поширені небезпеки, з якими боролися інші.

 

Путівні маяки для прийняття Lean-рішень

У разі сумнівів завжди зосереджуйтеся на додаванні цінності та PDCA. 

Підсумовуючи думки та роздуми про небезпеки на шляху до lean, якими ми ділилися з вами протягом минулого року, нарешті настав час поговорити про тих, хто виграє в lean, і тих, хто програє. Що відрізняє компанії, які успішно змінюються та створюють нову й кращу організацію, від тих, які намагаються та зазнають невдачі (або намагаються, мають певні початкові здобутки, але потім повертаються до своєї попередньої не-lean поведінки)?

Це питання на мільйон доларів, яке багато хто з нас ставив собі знову і знову: що забезпечує бажану стійкість у lean-середовищі?

Ми багато думали про це та обговорювали з нашими клієнтами, спостерігали, що працює, а що ні протягом років. Для нас відповідь полягає у двох фундаментальних lean-концепціях, які всі, здається, знають, але які дуже мало хто активно використовує:

• Добрий старий PDCA
• Створення цінності – розуміння того, де справді створюється цінність (і ким) та фокусування організації на підтримці творців цінності

Було б марною тратою часу знову проповідувати, що це важливі будівельні блоки lean-культури. Натомість ми хочемо зосередитися на практичних аспектах їх використання для щоденного прийняття рішень.

Чим вище ви піднімаєтеся в організації, тим складніші рішення вам доведеться приймати. З огляду на це, якщо є щось, що може провести вас через це та вказати правильний напрямок, ви однозначно повинні це використовувати. Так само як стандарти допомагають оператору дотримуватися правильної послідовності при складанні продукту, lean-стандарти прийняття рішень можуть допомогти лідеру дотримуватися правильного шляху до стійких змін.

Як це працює на практиці?

Давайте спочатку розглянемо частину PDCA. Коли ми запитуємо людей, що таке PDCA, зазвичай отримуємо купу нудних поглядів, поки хтось зрештою не викрикне: “Планувати, Робити, Перевіряти, Діяти”. Чи почали ми навчати дітей у дитячому садку про PDCA, і хтось забув мені сказати? Тому що здається, це настільки добре відомо, що запитувати, що це таке, може бути зайвим…

І все ж, як тільки ми починаємо запитувати, коли і як це використовується – або, ще ясніше, коли ми розглядаємо щоденні практики компанії – зазвичай виникають проблеми.

Де ми зазнаємо невдач у PDCA:

• Ми навчаємо та використовуємо його переважно для вирішення проблем, до того ступеня, що в деяких організаціях PDCA став синонімом вирішення проблем, що значно обмежує його загальне застосування

• Ми знаємо теорію, але не втілюємо її на практиці, не плануючи, як новий інструмент пошириться по заводу, або не налаштовуючи систему моніторингу для щойно впровадженого процесу. А потім дивуємося, що вони не спрацювали!

Тепер до другої фундаментальної концепції – розуміння того, де додається цінність і ким в організації. Ми всі знаємо, що це оператори, правда? За нашим досвідом, це одна з найскладніших lean-концепцій для лідерів-початківців.

З одного боку, вони розуміють, що клієнт платить за продукт або послугу і насправді не дбає про те, скільки часу, зусиль та ресурсів ми вклали у створення процесу, який дозволяє оператору виготовити цей продукт або надати цю послугу для них. Проте в метушні щоденного життя надто легко забути, що HR-процеси існують для того, щоб допомогти операторам створювати цінність, що управлінські процеси існують для того, щоб допомогти оператору створювати цінність, що інженерія існує для того, щоб зробити можливим для оператора створювати цінність. Створення цінності – це причина, чому ми існуємо як організації.

Ми схильні зосереджуватися на своїй частині бізнесу та пишаємося тим, як ми її ведемо (як і повинні!), але правда в тому, що організації, які виграють lean-виклик, все ще ті, які здатні забезпечити, щоб кожен у кожному процесі знав, що їхня робота – якою б вона не була – повинна задовольняти потреби центрального процесу додавання цінності компанії.

Як переконатися у правильності рішень?

 

При застосуванні наступні два правила прийняття рішень допоможуть вам створити стійку lean-культуру. Вони також значно полегшать ваше життя та зроблять деякі ваші рішення справді простими. Але ви повинні їх дотримуватися.

1. PDCA все, що ви робите або думаєте робити. Завжди:

• Плануйте довгострокову мету
• Оцініть, де ви зараз знаходитесь, та встановіть короткострокові цілі
• Вирішіть, як ви збираєтеся перевіряти, чи функціонує план на ранній стадії, на етапі планування
• Також на етапі планування визначте, що ви збираєтеся робити, щоб поширити отримані уроки на всю організацію
• Знайте, хто буде контролювати прогрес, коли і як
• Дозвольте людям експериментувати
• Вимагайте, щоб ваші люди розуміли як свої успіхи, так і невдачі, та вчилися з них

Як це трансформується у щоденні процеси?

• У вас буде чітке трирічне бачення стандартизації кожної роботи в організації, а не лише план для однієї пілотної лінії та “потім ми поступово зробимо решту.” Ви повинні визначити “поступово” та “решту” – встановити напрямок та накреслити шлях, який веде туди
• Ви турбуватиметеся про наявність необхідних даних для прийняття рішень і не перейдете до планування (чи слід сказати “вгадування”?) без чіткого уявлення про поточну ситуацію
• Ви підготуєте навчальні пакети на основі PDCA; ви будете керувати проєктами на основі PDCA; і ви будете говорити з людьми, використовуючи термінологію PDCA
• Якщо щось не так, як повинно бути, ви завжди наполягатимете на контрзаходах (тому що цього вимагає PDCA) і завжди повертатиметеся для перевірки. Організація повинна знати, що перевірка неминуча

2. Завжди припускайте, що все, що потрібно вашому процесу додавання цінності для належної роботи, має надаватися вашими допоміжними процесами

Успіх у впровадженні Lean залежить не від знання теорії, а від її практичного застосування. Розуміння принципів PDCA та створення цінності – це лише перший крок. Справжня перевага полягає у вмінні інтегрувати ці концепції у щоденну діяльність організації та створити культуру постійних покращень.

На цьому курсі ви зможете:

• Опанувати практичне застосування PDCA у реальних бізнес-процесах

• Навчитися ідентифікувати та усувати марнотратство у всіх сферах діяльності

• Розвинути навички лідерства для впровадження стійких змін

• Отримати інструменти для створення культури постійних покращень у своїй організації

Курс поєднує найкращі світові практики Lean з адаптацією до українського бізнес-середовища. Ви отримаєте не лише знання, а й практичні навички, які зможете негайно застосувати на своєму робочому місці.

Не дозволяйте своїй організації залишитися серед тих, хто “знає теорію, але не втілює її на практиці”.Станьте лідером змін, який створює справжню цінність.