Як підготувати команду до стратегічної сесії за методологією Lean

Стратегічна сесія є важливим етапом формування пріоритетів компанії та узгодження напрямків її розвитку. Проте в методології Lean стратегування не обмежується визначенням амбітних цілей. Важливо зрозуміти, які проблеми заважають компанії досягати результатів, які зміни необхідно впровадити та як залучити до цього всю команду.

Саме тому підготовка до стратегічної сесії за підходом Хошин Канрі (Hoshin Kanri) передбачає не лише збір інформації, а й аналіз процесів, визначення пріоритетів та підготовку команди до роботи.

1. Аналіз результатів і поточного стану компанії

Першим кроком є оцінювання результатів попереднього періоду. Команді необхідно визначити, яких цілей вдалося досягти, які залишилися невиконаними та що завадило отримати бажаний результат.

Важливо також провести внутрішній Lean-аудит, щоб виявити втрати в процесах, вузькі місця та потенціал для покращення. Такий аналіз допомагає перейти від суб’єктивних оцінок до обговорення реальних проблем, підкріплених даними.

2. Визначення стратегічних пріоритетів

Наступним етапом є аналіз довгострокового бачення компанії та збір інформації про цілі трьох ключових зацікавлених сторін.

• Власники. Цілі, які відображають їхні очікування від бізнесу та бачення його розвитку.
• Клієнти. Цілі, які відображають їхні потреби та очікування від продуктів і послуг компанії.
• Працівники. Цілі, які відображають їхні потреби та очікування від роботи в компанії.

Для цього використовують результати клієнтських досліджень, NPS, CSI, eNPS та опитування працівників. Водночас зовнішній аудит допомагає оцінити ринкові зміни, ризики та нові можливості.

У підході Хошин Канрі на основі зібраної інформації визначають ключові стратегічні цілі для кожної групи. Вони стають основою для подальшого формування дерева цілей компанії.

3. Підготовка команди до роботи з Lean-інструментами

Важливо, щоб учасники стратегічної сесії розуміли не лише цілі майбутнього обговорення, а й інструменти, за допомогою яких ці цілі будуть реалізовуватися.

Ключову роль відіграють кілька інструментів Lean.

• Хошин Канрі (Hoshin Kanri) допомагає узгодити стратегічні пріоритети та пов’язати довгострокові цілі зі щоденною діяльністю компанії.
• Дерево цілей дозволяє побачити взаємозв’язки між загальними цілями бізнесу та результатами, яких мають досягти окремі підрозділи.
• Стратегічні A3 використовується для структурованого аналізу проблем, обґрунтування рішень та розроблення стратегічних проєктів на основі фактів.
• Catchball забезпечує обговорення й узгодження цілей між керівництвом, підрозділами та командами, зокрема для виявлення суперечностей і обмежень.
• Х-матриця допомагає надалі пов’язати стратегічні цілі з проєктами та їх реалізацією.

Якщо команда раніше не працювала з цими інструментами, доцільно провести попереднє ознайомлення з методологією Хошин Канрі та інструментом A3. Це дозволить учасникам краще зрозуміти логіку стратегування та підготуватися до спільної роботи.

Усі результати аналізу, аудитів і досліджень бажано заздалегідь об’єднати в презентаційні матеріали та надіслати учасникам. Це допоможе команді ознайомитися з поточним станом компанії ще до початку сесії.

Під час самої зустрічі важливо не просто обговорити зібрані дані, а визначити найбільш пріоритетні проблеми та сформувати спільне розуміння стратегічних цілей.

У Lean-підході особливе значення має обґрунтування рішень. Завдяки формату A3 команди можуть пояснити, чому певний напрямок потребує змін, які обмеження існують і як запропоновані покращення вплинуть на результат компанії.

Водночас стратегія не повинна формуватися виключно зверху вниз. Використання Catchball дозволяє погоджувати цілі між різними рівнями управління, враховувати можливості підрозділів і формувати реалістичні зобов’язання.

Результатом стратегічної сесії має бути не просто перелік ідей чи проєктів, а узгоджена система пріоритетів, які відповідають цілям компанії.

На їхній основі формується дерево цілей, здійснюється каскадування на рівень підрозділів, розробляються стратегічні A3 та Х-матриця. Надалі ця система стає основою для щоденного менеджменту й контролю досягнення цільових показників.

Головна цінність Lean-підходу до стратегування полягає в тому, що стратегія пов’язується з реальними проблемами, процесами та конкретними діями команди. Завдяки цьому стратегічна сесія стає не формальним заходом із визначення планів, а початком системної роботи над досягненням цілей компанії.