Чому розуміння важливості стандартизації критично необхідне для успіху Lean-впровадження?

Автори: Малгожата Якубік та Роберт Каган, Лін Інститут Польща.

Оскільки жоден прихильник лін-методології не повинен проходити повз втрати та ігнорувати можливості для покращення, ми відчули потребу зібрати наші міркування щодо великих і малих речей, які, працюючи з нашими клієнтами, ми виявили як поширені “перешкоди” або навіть повні блокатори впровадження лін-виробництва.

Системні чи пов’язані з інструментами, ці перешкоди мають одне спільне: вони розповідають наші “бойові історії”, якими ми хочемо поділитися з тими, хто на шляху до лін-виробництва, сподіваючись застерегти їх від поширених перешкод, з якими зіштовхувалися інші.

Стандартизація – чарівна куля

Визнаємо – спочатку ця стаття може здатися дещо надлишковою. Зрештою, якщо ви серйозно налаштовані перетворити свою організацію на лін-підприємство, не може бути, щоб ви не вірили в стандартизацію, чи не так?

Ми обрали цю тему не для того, щоб переконувати тих, хто й так уже погоджується, а тому, що і керівники, і працівники часто мають неоднозначне ставлення до стандартизації.

Постійне вдосконалення – це герой, якого всі вітають. Це те, у що люди хочуть залучатися. Воно несе обіцянку розкутої творчості, негайних переваг і великого захоплення. Натомість стандартизація (у багатьох відношеннях “сестра-близнюк” постійного вдосконалення) дещо відсувається на задній план. Стандартизацію часто сприймають, особливо керівники та працівники вищих рівнів організації, як необхідний етап для успішного вдосконалення, але при цьому — як щось обтяжливе, не надто цікаве і навіть трохи нудне.

Де керівники упускають суть?

Ось повідомлення, які потрібно донести до керівників організацій:

1. Ваші процеси не стандартизовані лише тому, що у вас є інструкції, написані інженером процесів, які висять на стіні біля робочих станцій або, що ще гірше, знаходяться в комп’ютерній системі. Опис кроків процесу, безумовно, є хорошим початком, але цього недостатньо. Якщо ви серйозно задумуєтеся про отримання переваг стандартизації, вам потрібен повний пакет. Потрібно  знати час виконання операції, що саме потрібно робити, як це робити, чому саме так, і мати візуалізацію процесу. Вам потрібні інструкції з послідовності дій та методів роботи, розроблені тими, хто реально виконує завдання. Важливо також розуміти, скільки часу займає кожен крок. І не забувайте: стандартизація має стосуватися не лише виробничих операцій, а й завдань менеджерів та адміністративних процесів. 
2. Розмовляючи з людьми, ви завжди повинні говорити як про стандартизацію, так і про вдосконалення, щоб для них (і для вас) стало мантрою те, що це дві сторони однієї медалі.
3. З усіма своїми перевагами, стандартизація процесів і завдань у будь-якій організації вимагає багато роботи – єдиний спосіб досягти успіху в цьому:- Добре почати – надати пріоритет процесам, які є загальними або настільки рідкісними, що люди, ймовірно, робитимуть помилки без хорошого зразка.

   – Стандартизувати у форматі, який просто створювати, розуміти та оновлювати при зміні процесу. Формати можуть відрізнятися та бути адаптовані до ваших потреб, але ви повинні бути обережними: якщо легше не потрапити в халепу через недотримання стандартизованої роботи, ніж фактично оновити документи в контрольований спосіб, люди завжди ризикуватимуть і пропускатимуть стандарт.

   – Планувати розробку та оновлення стандартів далеко в майбутнє, щоб люди знали, що це регулярна, запланована діяльність, і немає втечі від неї надалі.

   – Залучати якомога більше людей, наскільки дозволяє ваша організаційна структура, до створення стандартів. Те, що є геркулесовим завданням для небагатьох, є керованою діяльністю для багатьох. Коригування обов’язків керівників команд для врахування цієї ролі може бути непоганим початком.

   – Перевіряти, наскільки добре ваші люди дотримуються стандартів, щоб вони знали, що вам важлива стабільність, повторюваність і якість ваших процесів, і ви хочете зберегти їх як справжню основу для ваших удосконалень.

4. І, нарешті, найскладніше – ви не маєте права звинувачувати своїх людей за недотримання стандартів і допущення помилок, якщо ви не надали їм хороших, чітких стандартів, розроблених із залученням співробітників, і якщо ви не навчили команди, як їх використовувати. Якщо люди терплять невдачу, це тому, що ви не змогли належним чином організувати їхню роботу та створити чіткі очікування.

Де працівники упускають суть?

Люди мають право очікувати, що зі стандартизацією процеси стануть більш прозорими, а неефективність буде легше виявити. Стандартизована робота виявить, хто дотримується методу, а хто ні. І буде важко тримати “професійні секрети” при собі, оскільки за визначенням вони будуть спільними.

Але те, що іноді не висловлюється достатньо гучно, – це те, що зі стандартизацією робота стає більш стабільною та передбачуваною, що перетворюється на щоденний душевний спокій для всіх співробітників у кількох аспектах:

• Якщо ви працюєте у плануванні чи обслуговуванні, стандартизація полегшить ваше життя, оскільки ви більше не будете залежати від постійно мінливих умов і матимете надійні дані.
• Якщо є помилка або дефект, при стандартизованій роботі увага спочатку зосередиться на стандарті, а його причини шукатимуться по всій системі, перш ніж звинувачувати будь-якого співробітника. Орієнтир для правильного виконання роботи тепер визначається стандартом; це більше не довільне рішення керівника.
• Насправді легше змінюватися, коли є стандарти, оскільки існує контрольований, чітко визначений спосіб впровадження вдосконалення. І знову ж таки, якщо процес змін дотримується, керівнику важко відхилити або ігнорувати хорошу ідею.

Коучинг правильної поведінки щодо стандартизованої роботи

В одному з наших семінарів ми просимо керівників розповісти, що б вони зробили і як би вони реагували, якби побачили – під час одного зі своїх обходів гемба – що хтось не дотримується узгодженого стандарту роботи та використовує свій власний, потенційно кращий, але “неавторизований” метод. Знайома ситуація?

Звісно, учасники швидко розуміють, у яке складне становище це питання ставить їхніх керівників: їм потрібно одночасно пояснити важливість дотримання стандартів і водночас підтримати творчість співробітника.

Тож як би вони відреагували? Зазвичай є дві пастки, в які керівники можуть потрапити в цих ситуаціях:

• Пастка строгості – вони кажуть нам, що негайно зупинили б співробітника, запитуючи його, “чому він не дотримується стандарту”, і вимагали б повернутися до узгодженого методу. Деякі навіть згадують, що слід застосувати дисциплінарні заходи щодо співробітника.
• Пастка похвали – вони кажуть нам, що нагадали б співробітнику про те, що стандартів слід дотримуватися, але насамперед похвалили б його творчість і дозволили б йому продовжувати працювати за своїм новим методом, організувавши його оцінку та стандартизацію якнайшвидше.

Ми, тренери, природно підозрілі, і ми більш схильні вірити, що варіант 1 є найчастіше обраним, а варіант 2 – це те, що учасники просто кажуть нам, бо думають, що це те, чого очікують від них консультанти з лін-виробництва. Насправді обидва варіанти є хитрощами, які є частиною нашого коучингу стандартизованої роботи.

Тож, що ми пропонуємо як вихід із цих пасток?

Що не рекомендуємо робити в даній ситуації:

• Не атакуйте – зберіть факти, перш ніж поставити неминуче запитання “чому ви не дотримуєтеся стандарту?” Чи не хотіли б ви спочатку знати, чи знає співробітник, що стандарт існує, і чи був він навчений його дотримуватися, перш ніж звинувачувати його? Вам, ймовірно, також потрібно знати, чи усвідомлює він, як пропонувати покращення і наскільки це легко зробити.
• Будьте твердими в наполяганні, щоб співробітник повернувся до узгодженого стандарту, доки новий не буде перевірений і затверджений. Але поясніть чому. Допоможіть співробітнику зрозуміти, що нові стандарти виникають з логіки, а не “тому що так сказали”.
• Обіцяйте відстежувати і робіть це. Виправте локальну проблему, якщо виявите, що вона локальна. Виправте системну проблему, якщо справа доводить наявність якогось збою у вашій системі стандартизованої роботи. Не залишайте нічого незавершеним, оскільки це повернеться, щоб переслідувати вас деінде, в інших процесах.

Запрошуємо на сертифікаційний курс Lean Yellow Belt! Ця програма – ідеальний старт для фахівців, які бажають системно впроваджувати принципи лін у своїх організаціях. Курс охоплює ключові інструменти лін, у тому числі стандартизацію робочих процесів, про важливість якої йдеться в цій статті. Після успішного завершення програми учасники отримують міжнародний сертифікат, що підтверджує їхню кваліфікацію.

На нашому онлайн-курсі Lean Yellow Belt ви отримаєте:

• Ви навчитеся виявляти та мінімізовувати втрати.
• Зможете моделювати та вдосконалювати процеси компанії.
• Спільно з ментором побудуєте карту процесу поточного стану.
• Навчитеся розробляти стандартну операційну карту на покращений процес.
• Побудуєте карту процесу майбутнього стану.
• Побудуєте кроки 5S у свої робочі процеси.
• Розробите матрицю кваліфікації працівників компанії.

• Будете застосовувати всі Lean-інструменти на практиці вже під час навчання та одразу побачите результати.

Реєструйтесь зараз на сертифікаційний онлайн-курс Lean Yellow Belt та зробіть перший крок до трансформації вашого бізнесу!