Персональний
Канбан
Канбан
Як використовувати гнучку методологію Канбан в особистому житті
Канбан потрапив у сферу бізнесу завдяки своїй прозорості та ефективності. Ні для кого не секрет, чому ця методологія така популярна та як сильно вона допомагає організувати робочий процес. Але чи такий самий ефективний Канбан в особистому житті? Дізнайтеся все про це у нашій статті.
Що таке персональний канбан?
Канбан — це метод для розробки продуктів, який допомагає налагодити поточні процеси і перевантажити команду. Незавершені завдання не простоюють і потоком рухаються ланцюжком створення продукту або його підтримки.
В основі kanban — Agile та гнучка розробка.
В основі kanban — Agile та гнучка розробка.
Персональний канбан (Personal Kanban) - це інтерактивна карта вашої зайнятості. Один з найпоширеніших і доступних її варіантів - дошка з стікерами, яка допомагає виконувати роботу точно в строк.
довідка
Систему Канбан вигадали на заводі Toyota. За класичною схемою виробництва деталі робили у різних цехах. Так, між виготовленням, наприклад, корпусу та лобового скла автомобіля однієї моделі могло пройти декілька місяців. І якщо якась партія виявлялася бракованою, доводилося все переробляти.
Таїті Оно, начальник машинного цеху, а згодом — віцепрезидент компанії, вирішив зробити процеси прозорішими, щоб оптимізувати виробництво та зменшити збитки.
Він розробив систему канбан, метод «саме вчасно» та систему ощадливого виробництва. Щоби донести проблеми заводу до працівників, Таїті Оно сформував модель «Семи втрат», в якій описав головні проблеми заводу:
1. відкладання на потім, очікування без додавання вартості
2. надмірне виробництво
3. зайві етапи обробки
4. транспортування
5. непотрібні переміщення
6. зайві запаси
7. брак
У Toyota впровадили систему «карток» з інформацією для виробництва та логістики, які називали «канбан». Так вдалося виробляти деталі у потрібній кількості, не перевозити їх з місця на місце та економити гроші на матеріалах та зберіганні.
Хоча система з'явилася на виробництві, вона стала популярною у закупівлях, HR, маркетингу, підтримці клієнтів, IT, будівництві та інших сферах.
Чому важливо планувати особисті справи?
Невизначеність — це один з найбільших провокаторів стресу в нашому житті. Вона заставляє нас сумніватися, вагатися і, зрештою, втрачати контроль над ситуацією. Планування діє як щит, який відбиває ці негативні ефекти. Коли у вас є чіткий план, ви автоматично знаєте, що і коли треба робити. Це не просто розподіляє ваш час, але й дарує вам певність в кожному вашому кроці.
Планування позитивно впливає на ваш емоційний баланс. Стрес часто виникає від відчуття, що ви не справляєтеся з обставинами. План допомагає вам зрозуміти, що ви насправді рухаєтеся вперед, навіть якщо це не завжди відчувається. Кожен виконаний пункт плану це маленька перемога, яка збільшує вашу впевненість та зменшує стрес.
Планування життя може бути стратегією антистресу:
Планування позитивно впливає на ваш емоційний баланс. Стрес часто виникає від відчуття, що ви не справляєтеся з обставинами. План допомагає вам зрозуміти, що ви насправді рухаєтеся вперед, навіть якщо це не завжди відчувається. Кожен виконаний пункт плану це маленька перемога, яка збільшує вашу впевненість та зменшує стрес.
Планування життя може бути стратегією антистресу:
- Організація часу: Призначте час для роботи, відпочинку і особистого життя.
- Пріоритети: Визначте найважливіші завдання та зосередьте на них свої зусилля.
- Постійний моніторинг: Відстежуйте свій прогрес і коригуйте план, якщо потрібно.
- Час для себе: Залиште час для себе, щоб поповнити емоційні резерви.
Як працює Канбан в особистому житті?
Саме слово «канбан» перекладається з японської як «рекламний щит». На заводі Toyota так називають систему організації виробництва. Вона дозволяє побачити головне: які справи у вас в пріоритеті і чого ви вже досягли. А також вчить не розпорошуватися на другорядні, неважливі в даний момент заняття і не брати на себе занадто багато зобов'язань.
Запамʼятайте всього два головних правила:
1. Потрібно візуалізувати свій робочий процес. Це допомагає побачити вашу реальну завантаження і, якщо потрібно, змінити її.
2. Необхідно обмежити кількість завдань, над якими ви працюєте активно. Часто для ілюстрації цього правила наводять як приклад жонглера: чим більше предметів він бере в руки, тим вище шанс щось розбити.
1. Потрібно візуалізувати свій робочий процес. Це допомагає побачити вашу реальну завантаження і, якщо потрібно, змінити її.
2. Необхідно обмежити кількість завдань, над якими ви працюєте активно. Часто для ілюстрації цього правила наводять як приклад жонглера: чим більше предметів він бере в руки, тим вище шанс щось розбити.
Ви можете використовувати будь-який зручний для вас варіант: дошку, холодильник з магнітами, блокнот, спеціальні додатки і так далі. Головне, щоб ви накреслили мінімум три стовпці: «Зробити» (To do), «Роблю» (Doing), «Зроблено» (Done). Їх потрібно заповнити стікерами або написами, щоб в будь-який момент побачити, яка у вас в даний момент завантаженість.
Також можна додати колонку «Очікування» для нетермінових завдань. Або будь-які інші колонки, наприклад «Відпочинок» (з завданнями «замовити піцу», «покататися на лижах» і так далі).
Також можна додати колонку «Очікування» для нетермінових завдань. Або будь-які інші колонки, наприклад «Відпочинок» (з завданнями «замовити піцу», «покататися на лижах» і так далі).
Як використовувати метод Канбан правильно?
Все просто: ви переносите стікери або записи з однієї колонки в іншу в міру виконання завдань. Згодом у вас виробиться звичка приступати до нової задачі тільки після того, як попередня завершена. А значить, в ідеалі не буде незакінчених справ.
Візуалізація, можливість побачити підсумковий результат допомагають провести аналіз, визначити, які завдання вас надихають, а важко виконувати.
Звичайний список справ не інтерактивний, не дає зворотний зв'язок, не знімає стрес, і не структурує ваш день.
Зараз існує багато електронних версій персонального Канбана, такі як, наприклад, додатки Trello, KanbanFlow, Kanbanote, тощо.
Trello - безкоштовний додаток, відмінно підходить в якості інструменту для вибудовування власної роботи та управління невеликими проектами. Його можна використовувати ще і для навчання, візуалізації списку цілей і бажань, проведення ремонту, планування подорожей, досліджень і так далі.
KanbanFlow зовні схожий на Trello, але по суті ще більше підходить під класичне поняття «канбан». Додаток, крім створення дощок і завдань, дозволяє відстежувати витрачений на їх виконання час (застосовується метод Pomodoro).
Kanbanote – доповнює популярний додаток Evernote, візуалізує списки справ.
Більш просунуті варіанти персонального канбану включають більшу кількість колонок. Ті, хто їх використовує, додають особливі функції, що допомагає ефективно братися за великі проекти.
Візуалізація, можливість побачити підсумковий результат допомагають провести аналіз, визначити, які завдання вас надихають, а важко виконувати.
Звичайний список справ не інтерактивний, не дає зворотний зв'язок, не знімає стрес, і не структурує ваш день.
Зараз існує багато електронних версій персонального Канбана, такі як, наприклад, додатки Trello, KanbanFlow, Kanbanote, тощо.
Trello - безкоштовний додаток, відмінно підходить в якості інструменту для вибудовування власної роботи та управління невеликими проектами. Його можна використовувати ще і для навчання, візуалізації списку цілей і бажань, проведення ремонту, планування подорожей, досліджень і так далі.
KanbanFlow зовні схожий на Trello, але по суті ще більше підходить під класичне поняття «канбан». Додаток, крім створення дощок і завдань, дозволяє відстежувати витрачений на їх виконання час (застосовується метод Pomodoro).
Kanbanote – доповнює популярний додаток Evernote, візуалізує списки справ.
Більш просунуті варіанти персонального канбану включають більшу кількість колонок. Ті, хто їх використовує, додають особливі функції, що допомагає ефективно братися за великі проекти.
Є також розширений персональний канбан. Він може включати до дев'яти колонок:
1. Цілі
Ця колонка допоможе тримати ваші цілі прямо перед собою. При цьому вони наочні і фізично відчутні. Те, що не записано, не існує. Це правило якнайкраще працює з точки зору цілей.
2. Проєкти
Дана колонка призначена для тих проектів, до яких вам потрібно прийти або про які не треба забувати. Утримання їх в полі зору допомагає швидше дістатися до них. Коли будете готові почати проект, то можете «використовувати бігунки», тобто переміщати його в часі.
3. Резервні справи
Це справи, які можуть стати важливими на якомусь етапі вашого життя. Можете сегментувати їх за часом і виконувати, коли з'являться вільні години.
4. Навчання / покращення
Тут буде все, що пов'язано з навчанням і поліпшенням життя. Сюди ж можна записувати абсолютно будь-які ідеї з цієї області. Ви можете вписувати назву книг і курсів, щоб повернутися до них, коли буде вільний час.
5. Готово / в очікуванні / цього тижня
Ця колонка призначена для справ, які потребують уваги на цьому тижні. Вони повинні бути у вашій свідомості. Коли ці елементи дозріють для дії, перемістіть їх з колонки «Резервні справи» прямо сюди.
Пам'ятайте друге правило персонального канбана і обмежте свою роботу. Прагніть до того, щоб кількість елементів в цій колонці не перевищувало 5-6 одиниць. Більша кількість справ може морально давити на вас.
6. Сьогодні / дії
Ці пункти вимагають негайної уваги. У своєму щоденному плануванні перегляньте колонку «Готово» (5) і виберіть ті, які можна перемістити в цю. Однак не перевантажуйте її. Обмежте список до 3. Таким чином ви зможете сфокусуватися, не відволікаючись на велику кількість завдань.
7. В процесі
Для елементів, над якими ви зараз працюєте. Їх мета полягає в тому, щоб якомога швидше відправити її в колонку 9 ( «Зроблено»).
8. Очікуються
Цей стовпець призначений для елементів, яким потрібні дії іншої людини (начальника, клієнта), перш ніж їх можна переміщати в інше місце. Або ж це справи, які потребують гроші або певний час.
9. Зроблено
Стовпець для виконаних дій. Насолоджуйтесь припливом азарту при переміщенні в цю колонку. Ці справи не потрібно видаляти, збирайте їх. Можливо, коли-небудь ця інформація вам допоможе. Наприклад, з'ясувати, справи з якої області свого життя ви виконуєте найчастіше або не виконуєте зовсім.
Радимо вам насамперед освоїти простий канбан, а потім переходити до більш продвинутого.
1. Цілі
Ця колонка допоможе тримати ваші цілі прямо перед собою. При цьому вони наочні і фізично відчутні. Те, що не записано, не існує. Це правило якнайкраще працює з точки зору цілей.
2. Проєкти
Дана колонка призначена для тих проектів, до яких вам потрібно прийти або про які не треба забувати. Утримання їх в полі зору допомагає швидше дістатися до них. Коли будете готові почати проект, то можете «використовувати бігунки», тобто переміщати його в часі.
3. Резервні справи
Це справи, які можуть стати важливими на якомусь етапі вашого життя. Можете сегментувати їх за часом і виконувати, коли з'являться вільні години.
4. Навчання / покращення
Тут буде все, що пов'язано з навчанням і поліпшенням життя. Сюди ж можна записувати абсолютно будь-які ідеї з цієї області. Ви можете вписувати назву книг і курсів, щоб повернутися до них, коли буде вільний час.
5. Готово / в очікуванні / цього тижня
Ця колонка призначена для справ, які потребують уваги на цьому тижні. Вони повинні бути у вашій свідомості. Коли ці елементи дозріють для дії, перемістіть їх з колонки «Резервні справи» прямо сюди.
Пам'ятайте друге правило персонального канбана і обмежте свою роботу. Прагніть до того, щоб кількість елементів в цій колонці не перевищувало 5-6 одиниць. Більша кількість справ може морально давити на вас.
6. Сьогодні / дії
Ці пункти вимагають негайної уваги. У своєму щоденному плануванні перегляньте колонку «Готово» (5) і виберіть ті, які можна перемістити в цю. Однак не перевантажуйте її. Обмежте список до 3. Таким чином ви зможете сфокусуватися, не відволікаючись на велику кількість завдань.
7. В процесі
Для елементів, над якими ви зараз працюєте. Їх мета полягає в тому, щоб якомога швидше відправити її в колонку 9 ( «Зроблено»).
8. Очікуються
Цей стовпець призначений для елементів, яким потрібні дії іншої людини (начальника, клієнта), перш ніж їх можна переміщати в інше місце. Або ж це справи, які потребують гроші або певний час.
9. Зроблено
Стовпець для виконаних дій. Насолоджуйтесь припливом азарту при переміщенні в цю колонку. Ці справи не потрібно видаляти, збирайте їх. Можливо, коли-небудь ця інформація вам допоможе. Наприклад, з'ясувати, справи з якої області свого життя ви виконуєте найчастіше або не виконуєте зовсім.
Радимо вам насамперед освоїти простий канбан, а потім переходити до більш продвинутого.
Кількість і якість
Ми часто помиляємося, вважаючи, що можемо зробити більше, коли у нас з’являється вільний час. Ми поспішаємо, переключаємося з одного завдання на інше, намагаючись збільшити обсяг виконаної роботи, але забуваємо про якість.
В результаті ми не досягаємо ні великого обсягу, ні високої якості. Коли ми одночасно займаємося кількома завданнями, наш мозок намагається обробити декілька потоків інформації, що призводить до розсіяності та втоми.
Замість того, щоб намагатися вмістити якомога більше роботи в наш графік, краще прагнути до якісної роботи, яка плавно переходить від статусу “почато” до “зроблено”.
Швидкість цього процесу - це наша “пропускна спроможність”, яку ми можемо виміряти, оцінити і на її основі прийняти обґрунтоване рішення.
Не раз ми стикаємося з ситуацією, коли в кінці тижня не можемо згадати, куди ж витрачено наш час. Здається, години, дні і тижні нашого зайнятого життя просто розчиняються.
Особистий канбан, візуалізуючи нашу незавершену роботу, завдання, над якими ми працюємо, і виконану роботу, дозволяє нам знати, куди витрачено час і що нас чекає в майбутньому. Володіння цією інформацією дозволяє нам вдосконалювати робочий процес і приймати розумні рішення.
В результаті ми не досягаємо ні великого обсягу, ні високої якості. Коли ми одночасно займаємося кількома завданнями, наш мозок намагається обробити декілька потоків інформації, що призводить до розсіяності та втоми.
Замість того, щоб намагатися вмістити якомога більше роботи в наш графік, краще прагнути до якісної роботи, яка плавно переходить від статусу “почато” до “зроблено”.
Швидкість цього процесу - це наша “пропускна спроможність”, яку ми можемо виміряти, оцінити і на її основі прийняти обґрунтоване рішення.
Не раз ми стикаємося з ситуацією, коли в кінці тижня не можемо згадати, куди ж витрачено наш час. Здається, години, дні і тижні нашого зайнятого життя просто розчиняються.
Особистий канбан, візуалізуючи нашу незавершену роботу, завдання, над якими ми працюємо, і виконану роботу, дозволяє нам знати, куди витрачено час і що нас чекає в майбутньому. Володіння цією інформацією дозволяє нам вдосконалювати робочий процес і приймати розумні рішення.
"Звичайний" перелік справ проти персонального канбана
До розуміння думки авторів списки справ це як “втіленням зла” та “дітьми диявола”, оскільки вони є нудними та сприяють механічному підходу до виконання роботи, який відривається від контексту. На відміну від цих списків, персональний канбан, візуалізуючи нашу роботу, дозволяє звертати увагу на особливості обставин, розуміти можливість вибору, визначати пріоритети, бачити мету.
“
Скажи мені, і я забуду. Покажи мені, і я запам’ятаю. Дозволь мені зробити самому, і я зрозумію.
Персональний канбан перетворює нашу роботу в історію з власним сюжетом, ходом подій та поворотними моментами. Це не список термінових справ, а серія взаємопов’язаних відносин.
Переміщуючи наші листочки з колонки в колонку та аналізуючи їх рух, ми вчимося розпізнавати повторювані шаблони та причинно-наслідкові зв’язки. Ми виявляємо причини появи “вузьких місць”, дізнаємося про завдання, виконання яких приносить задоволення, та завдання, які дратують. Такі спостереження навчають нас приймати активні рішення та розширювати наші можливості в майбутньому.
При використанні списків справ мірою якості є кількість виконаних завдань. Персональний канбан сприяє створенню атмосфери творчості та співпраці, де мірою якості є ефективність, тобто відмінно виконана робота в потрібний час.
Списки справ передбачають, що наші обставини статичні. Вони не дають розуміння, як і чому ми виконуємо ту чи іншу роботу та які варіанти маємо в нашому розпорядженні. В результаті виходить, що ми працюємо заради роботи як такої, не маючи можливості оцінити, як наші зусилля впливають (або не впливають) на досягнення вищих цілей.
Персональний канбан створює рухливу систему, в якій прагнення до вдосконалення методів роботи (Кайдзен) стає звичкою.
Переміщуючи наші листочки з колонки в колонку та аналізуючи їх рух, ми вчимося розпізнавати повторювані шаблони та причинно-наслідкові зв’язки. Ми виявляємо причини появи “вузьких місць”, дізнаємося про завдання, виконання яких приносить задоволення, та завдання, які дратують. Такі спостереження навчають нас приймати активні рішення та розширювати наші можливості в майбутньому.
При використанні списків справ мірою якості є кількість виконаних завдань. Персональний канбан сприяє створенню атмосфери творчості та співпраці, де мірою якості є ефективність, тобто відмінно виконана робота в потрібний час.
Списки справ передбачають, що наші обставини статичні. Вони не дають розуміння, як і чому ми виконуємо ту чи іншу роботу та які варіанти маємо в нашому розпорядженні. В результаті виходить, що ми працюємо заради роботи як такої, не маючи можливості оцінити, як наші зусилля впливають (або не впливають) на досягнення вищих цілей.
Персональний канбан створює рухливу систему, в якій прагнення до вдосконалення методів роботи (Кайдзен) стає звичкою.
Не забувайте про важливість візуалізувати свої справи та обов'язки, не займайтеся більш ніж двома-трьома справами одночасно, вибудовуйте пріоритети, не прагніть заповнити свій день "під зав'язку", спостерігайте за потоком своєї роботи і контролюйте його, аналізуйте, які завдання виходять у вас краще і чому, займайте активну позицію в розподілі свого навантаження і не піддавайтеся "поштовхам".
А якщо ви хочете все ж таки змінити своє життя та активно рухатися на зустріч кращій версії себе, то запрошуємо на онлайн-курс "Особистісний розвиток з Кайдзен". На цьому курсі ви навчитеся ефективному тайм-менеджменту, формуванню корисних звичок за методикою Кайдзен і зменшенню впливу надмірності. Після курсу на вас чекає більш збалансоване життя, отримання задоволення від життя, роботи та особистісне зростання.
А якщо ви хочете все ж таки змінити своє життя та активно рухатися на зустріч кращій версії себе, то запрошуємо на онлайн-курс "Особистісний розвиток з Кайдзен". На цьому курсі ви навчитеся ефективному тайм-менеджменту, формуванню корисних звичок за методикою Кайдзен і зменшенню впливу надмірності. Після курсу на вас чекає більш збалансоване життя, отримання задоволення від життя, роботи та особистісне зростання.