Кожен відділ в організації може отримувати вигоду від використання принципів Lean. А що до бухгалтерського обліку? Ось декілька порад, як здавати та формувати бухгалтерські звіти наприкінці місяця.

У кожній компанії є бухгалтерія, незалежно від того в якій сфері працюють, тому що гроші – це мова бізнесу, і ми повинні вести облік результатів нашого бізнесу. Як ми можемо використовувати принципи Lean для закриття бухгалтерських звітів кожного місяця на практиці?

Якщо ми будемо мислити Lean принципами, перше, що нам потрібно зробити, то це зрозуміти, хто є замовником цих звітів. Деякими замовниками будуть зовнішні акціонери та власники, але загалом ми створюємо звіти для того, щоб наші внутрішні клієнти, менеджмент компанії та працівники розуміли та отримували зворотний зв'язок, щодо фінансових справ компанії. Це форма поваги.

Щоб покращити процес надання звітів, ми можемо поговорити з працівниками, які отримують наші звіти, що їм потрібно, чого не вистачає та наскільки потрібна точна та чи інша інформація. Таким чином ми можемо витрачати більше часу на те, що їм справді потрібно, а не на те, що на нашу або когось думку потрібно, тільки через те, що так робили завжди.

Другий принцип, на який ми повинні звернути увагу – це ідея, яка прийшла з виробництва, постачання невеликими партіями. На виробництві, чим менший об'єм партії, тим коротший час виконання замовлення. Що якби ми хотіли скоротити час формування щомісячного звіту? Як ми можемо це зробити? Один зі способів – це частіше переглядати всю інформацію, не чекаючи кінця місяця. Що надсилають кожного дня? Які матеріали надходять кожного дня? Які рахунки сплачуються кожного дня?

Потім ми можемо використовувати цю інформацію, шукати інсайти та відхилення. Знаходьте їх на початку місяця і вони не будуть зберігатися впродовж усього часу. Щоденно ви будете переглядати менше інформації, а проблеми будуть на поверхні, одразу видимими. Це чудовий шлях зменшити розмір партії в офісі. Вам може здаватися, що переглядати інформацію 20 разів на місяць це забагато, ніж один раз подивитися наприкінці місяця, але ви просто спробуйте. От погляньте самі, ви зрозумієте, що це не більше, а швидше.

Третя порада щодо формування звітів, подумайте, що ви можете зробити до закінчення місяця. У цей раз, ми беремо за приклад у виробництві скорочення налаштування.

Одна з концепцій скорочення налаштувань – зрозуміти, які речі можуть відбуватися паралельно у всіх наших процесах, а не після того, як машина зупиниться. Те ж саме ми можемо зробити з формуванням звіту. Що ми можемо зробити до кінця місяця, поки ще робота продовжується? Хорошими речами для таких дій є: оцінка, нарахування, кредиторська заборгованість, введення даних щодо заробітних плат, все, що ви знаєте вже до настання кінця місяця.

Ось ще одна порада, яку ви можете використовувати, особливо для позицій, які орієнтовані на прогноз. Наприклад, ви обіцяєте відправити машину у п'ятницю. Це означає, що скоріш за все ви маєте виробничий графік, який показує, що машина буде готова в обіцяну дату відвантаження. Ми можемо зробити теж саме і в бухгалтерії. Ми знаємо, що наш місяць закінчується 31 числа, але ми можемо визначити деякі позиції з 29 по 29 число. У нас ще є цілий місяць, але ми передбачаємо вже його кінець. Приклади? Облік запасів, регулярні платежі, комісія та інше, що не потрібно прив'язувати до ідеального місяця, але вони повинні бути пораховані за місяць.

Остання порада, мені здається, що це класна ідея для будь-якої роботи – використовувати дані, які у вас є та обчислювати похибки, та скільки разів нам потрібно переробити цю інформацію. Ви зможете використовувати цю інформацію, як основу для розв'язання проблем. Ефективною метрикою для формування звіту є кількість введеної інформації вручну для надання звіту, для чого ви можете створити цільові показники скорочення. Таким чином інформація є правильною та не потребує подальших маніпуляцій.

Джерело статті:
https://planet-lean.com/lean-accounting-jean-cunningham/