У цій статті автор згадує про роботу, за якою йому нещодавно довелося спостерігати і про те, наскільки Lean допомагає зробити життя легшим для основних гравців будь-якої організації.

Автор: Марк Райх, старший коуч Lean Enterprise Institute

Нещодавно я був коучем команди в центрі обробки даних. Там було кілька процесів, які виявились особливо болючими для працівників. Один з них полягав у встановленні проводів у шафі (загалом тисячі проводів), кожен з них монтажнику потрібно було обрізати та очищати.

Щоб дістатися до проводів (які розміщені у верхній частині 10-футової шафи і організовані в чотири ряди) та звільнити їх від верхнього шару, монтажникам доводиться підніматися по сходах і користуватися інструментами. Це робить їх роботу дуже небезпечною, не кажучи вже про незручність, оскільки їм потрібно дотягуватися до проводів, які розміщені у дуже вузькому місці, де рухатися майже неможливо.

Треба сказати, це найважча робота, яку я коли-небудь бачив. Однак ніхто в організації ніколи не зупинявся, щоб подивитися, наскільки це важко. Але після того, як керівники таки прийшли на місце роботи монтажників і оглянули весь процес роботи, вони нарешті усвідомили як їм важко, це замотивувало колектив розпочати дискусію про те, як покращити ситуацію. У результаті вони прийши до простої, але потужної ідеї: обрізати верхній шар до того, як проводи будуть складені в шафу. В результаті час, який витрачали монтажники для встановлення чотирьох рядів проводів зменшився від 110 хвилин до 4 хвилин! Прийняття рішень - навіть, здавалося б, "очевидних" - дуже часто, відбувається важко, якщо ніхто не хоче витрачати час на спостереження за процесом роботи.

Іншим проблемним процесом у центрі обробки даних було встановлення апаратури для підключення серверів. Так само, як і в попередньому прикладі, цей процес вимагав від електриків роботи в неоптимальних умовах: на підйомі, з витягнутими руками і при дуже поганій видимості. Поки ми спостерігали, як вони працюють, ми зрозуміли, що один з них справді дуже гарно з цим впорався. Він розробив власну техніку і міг встановити обладнання за 7 - 10 хвилин, коли більшість електриків робили це за 20 (все тому, що процес був погано розроблений). Ми попросили його створити аркуш з інструкцією щодо роботи, що базується на його техніці, та навчити своїх колег виконувати її. Це ще один гарний приклад того, що є легке вирішення складних проблем, якщо керівництво готове усвідомити складність роботу і витратити свій час на огляд процесу.

У цих прикладах робота була фізично затратною. Але затратною робота може бути у різних формах. Уявіть, що ви є офісним працівником і вам потрібно пройти кілька десятків непотрібних кроків кожного разу, коли вам потрібно ввести інформацію у програму. Або ви є офіціантом в ресторані, ви змушені приносити напої, прибирати столики і в той же час ви повинні бути завжди на місці для обслуговування гостей. Така робота може не бути фізично затратною, але може мати глибокий психологічний вплив на людей. Офісному працівникові дуже просто помилитися, дотримуючись занадто складного процесу, у наслідок цього він буде відчувати стрес. Це може сильно вплинути на психологічний стан працівника. Робота у стресі – це ще однин різновид важкої роботи.

Один з основних принципів Lean-мислення – це турбота про людей. А погано розроблений процес роботи - це не лише одна з форм втрат, а й неповага до працівників.

Якщо ми хочемо зробити роботу над створенням цінності більш ефективною, нам потрібно почати з того, що заважає людям виконувати її з легкістю. Тобто лідери повинні запитати себе: «Що заважає моїм людям робити роботу ефективно? І що я можу зробити, щоб усунути перешкоди, з якими вони стикаються у своїй щоденній роботі? "

Давайте я поясню. Це більше, ніж просто зробити так, щоб люди "почували себе краще" на своїх робочих місцях, хоча це теж дуже важливо. Керівники бізнесу хочуть зрозуміти, як зосередженість на аналізі важкої роботи та вдосконалення її може покращити бізнес? Щоб відповісти на це питання, нам потрібно спочатку усвідомити, що нашим основним завданням є обслуговування клієнта, тому нашим пріоритетом повинно бути - гарантування того, що наша робота забезпечує створення якісного продукту, ефективно, з найкоротшим терміном виробництва і доставки. Простіше кажучи, до втрат відноситься поганий дизайн робочих місць та процесів, що створює проблеми у роботі. А важка робота, у свою чергу, призводить до додаткових витрат, позапланової роботи, роботи працівників більше ніж передбачає зміна, а часто й перероблення заново.

На глибшому рівні реальність полягає в тому, що, якщо ми детально не вивчимо роботу, ми не зможемо вирішити проблеми, які заважають нам досягти бізнес-цілей. Уявіть, що ми намагаємось скоротити час на будівництво будівлі. Звичайно, є якісь нововведення, які ми можемо спробувати, але насправді «чорт прихований у деталях» важкої роботи. Ми повинні їх вивчити, щоб знайти першопричини наших проблем і створити адекватні контрзаходи. Швидкого вирішення цих проблем немає.

Lean-мислення, звичайно, може нам надзвичайно допомогти, оскільки ми прагнемо покращити роботу та полегшити її виконання. Але хіба не було б набагато краще (ефективніше та швидше) навчитися розробляти гарну роботу наперед? (Тоді ми можемо розраховувати на постійне вдосконалення для виявлення подальших можливостей.)

Погана новина полягає в тому, що для того, щоб навчитися уважно спостерігати, вивчати, спрощувати та вдосконалювати роботу потрібні дисципліна та зміни у мисленні керівників. Хороша новина полягає в тому, що оскільки Lean - це цілісний підхід до всіх процесів, полегшення роботи в одній сфері, призведе до зменшення проблем в іншій - що означає більш високу якість для замовника та менші витрати для бізнесу.

Я бачив це протягом усієї своєї кар'єри: зосередьтеся на тому, щоб знайти найважчу роботу і полегшити життя вашим працівникам - на відміну від підвищення своєї власної ефективності - і я гарантую, що ви також побачите помітне підвищення продуктивності праці. Я також бачу, що вирішення проблем та спрощення важкої роботи дає зрозуміти працівникам, що ви справді там, щоб їм допомогти, це викликає зі сторони працівників вдячність, прихильність та віру у Lean, а також мотивує їх і надалі використовувати Lean-принципи у всіх процесах.

Погана, важка робота існує скрізь - від офісів до заводів, від ресторанів до центрів обробки даних. Це є на кожному робочому місці, у кожній компанії та в кожній галузі. Але те, що ми робимо для її спрощення, повинно бути основним напрямком для всіх, хто хоче мислити за Lean-принципами.

Джерело статті: https://planet-lean.com/making-hard-work-easier/