Персональний канбан (Personal Kanban) - це інтерактивна карта вашої зайнятості. Один з найпоширеніших і доступних її варіантів - дошка з стікерами, яка допомагає виконувати роботу точно в строк.

Саме слово «канбан» перекладається з японської як «рекламний щит». На заводі Toyota так називають систему організації виробництва. Вона дозволяє побачити головне: які справи у вас в пріоритеті і чого ви вже досягли. А також вчить не розпорошуватися на другорядні, неважливі в даний момент заняття і не брати на себе занадто багато зобов'язань.

В системі канбан всього два головних правила:

1. Потрібно візуалізувати свій робочий процес. Це допомагає побачити вашу реальну завантаження і, якщо потрібно, змінити її.
2. Необхідно обмежити кількість завдань, над якими ви працюєте активно. Часто для ілюстрації цього правила наводять як приклад жонглера: чим більше предметів він бере в руки, тим вище шанс щось розбити.

Ви можете використовувати будь-який зручний для вас варіант: дошку, холодильник з магнітами, блокнот, спеціальні додатки і так далі. Головне, щоб ви накреслили мінімум три стовпці: «Зробити» (To do), «Роблю» (Doing), «Зроблено» (Done). Їх потрібно заповнити стікерами або написами, щоб в будь-який момент побачити, яка у вас в даний момент завантаженість.

Також можна додати колонку «Очікування» для нетермінових завдань. Або будь-які інші колонки, наприклад «Відпочинок» (з завданнями «замовити піцу», «покататися на лижах» і так далі).

Працює це просто: ви переносите стікери (або записи) з однієї колонки в іншу в міру виконання завдань. Згодом у вас виробиться звичка приступати до нової задачі тільки після того, як попередня завершена. А значить, в ідеалі не буде незакінчених справ.

Візуалізація, можливість побачити підсумковий результат дають можливість провести аналіз, визначити, які завдання вас надихають, а важко виконувати.

Звичайний список справ не інтерактивний, не дає зворотний зв'язок, не знімає стрес, і не структурує робочий день.

На сьогоднішній день існує багато електронних версій персонального Канбана, такі як, наприклад, додатки Trello, KanbanFlow, Kanbanote, тощо.

Trello - безкоштовний додаток, відмінно підходить в якості інструменту для вибудовування власної роботи та управління невеликими проектами. Його можна використовувати ще і для навчання, візуалізації списку цілей і бажань, проведення ремонту, планування подорожей, досліджень і так далі.

KanbanFlow зовні схожий на Trello, але по суті ще більше підходить під класичне поняття «канбан». Додаток, крім створення дощок і завдань, дозволяє відстежувати витрачений на їх виконання час (застосовується метод Pomodoro).

Kanbanote – доповнює популярний додаток Evernote, візуалізує списки справ.

Більш просунуті варіанти персонального канбану включають більшу кількість колонок. Ті, хто їх використовує, додають особливі функції, що допомагає ефективно братися за великі проекти.

Розширений персональний канбан може включати до дев'яти колонок:

1 Цілі

Ця колонка допоможе тримати ваші цілі прямо перед собою. При цьому вони наочні і фізично відчутні. Те, що не записано, не існує. Це правило якнайкраще працює з точки зору цілей.

2 Проекти

Дана колонка призначена для тих проектів, до яких вам потрібно прийти або про які не треба забувати. Утримання їх в полі зору допомагає швидше дістатися до них. Коли будете готові почати проект, то можете «використовувати бігунки», тобто переміщати його в часі.

3 Резервні справи

Це справи, які можуть стати важливими на якомусь етапі вашого життя. Можете сегментувати їх за часом і виконувати, коли з'являться вільні години.

4 Навчання / поліпшення

Тут буде все, що пов'язано з навчанням і поліпшенням життя. Сюди ж можна записувати абсолютно будь-які ідеї з цієї області. Ви можете вписувати назву книг і курсів, щоб повернутися до них, коли буде вільний час.

5 Готово / в очікуванні / на цьому тижні

Ця колонка призначена для справ, які потребують уваги на цьому тижні. Вони повинні бути у вашій свідомості. Коли ці елементи дозріють для дії, перемістіть їх з колонки «Резервні справи» прямо сюди.

Пам'ятайте друге правило персонального канбана і обмежте свою роботу. Прагніть до того, щоб кількість елементів в цій колонці не перевищувало 5-6 одиниць. Більша кількість справ може морально давити на вас.

6 Сьогодні / дії

Ці пункти вимагають негайної уваги. У своєму щоденному плануванні перегляньте колонку «Готово» (5) і виберіть ті, які можна перемістити в цю. Однак не перевантажуйте її. Обмежте список до 3. Таким чином ви зможете сфокусуватися, не відволікаючись на велику кількість завдань.

7 В процесі

Для елементів, над якими ви зараз працюєте. Їх мета полягає в тому, щоб якомога швидше відправити її в колонку 9 ( «Зроблено»).

8 Очікуються

Цей стовпець призначений для елементів, яким потрібні дії іншої людини (начальника, клієнта), перш ніж їх можна переміщати в інше місце. Або ж це справи, які потребують гроші або певний час.

9 Зроблено

Стовпець для виконаних дій. Насолоджуйтесь припливом азарту при переміщенні в цю колонку. Ці справи не потрібно видаляти, збирайте їх. Можливо, коли-небудь ця інформація вам допоможе. Наприклад, з'ясувати, справи з якої області свого життя ви виконуєте найчастіше або не виконуєте зовсім.

Радимо вам насамперед освоїти простий канбан, а потім переходити до більш продвинутого.