Як уже згадувалося, вирішення проблем - це тільки одне з можливих застосувань A3. У словнику визначення пояснюється так: «У Toyota A3-звіти перетворилися в стандартний метод узагальнення вправ для вирішенням проблем, звіти про статус, вправи з планування, такі як маппінг потоку створення цінності». Але це ще не все!
У вступі до "Managing to Learn" (головна книга по темі A3-мислення) Джон Шук, голова Lean Global Network, пише: «Багато людей, які знайомі зі звітами A3, бачать їх, в першу чергу, як простий інструмент комунікації або як техніку вирішення проблеми. Зрозуміло, що вони зосереджені на цьому негайному, хоча і обмеженому, застосуванні. A3 дійсно є потужними інструментами, які призводять до ефективних контрзаходів, заснованих на фактах. В результаті компанії, які успішно застосовують їх для прийняття рішень, планування, розробки пропозицій та вирішення проблем, можуть миттєво отримати прибуток. Але також A3 - це управлінський процес. Поширення процесу A3 стандартизує методологію інновацій, планування, вирішення проблем і побудови фундаментальних структур для обміну більш широкою і глибокою формою мислення. Це дає організаційне навчання, глибоко вкорінене в самій роботі - операційне навчання».
Ці слова варто згадувати кожен раз, коли ви відчуваєте спокусу розглядати A3 як прості інструменти для вирішення проблем (поки ви цим займаєтеся, а якщо цього ще не зробили, вам слід прочитати "Managing to Learn" - це дуже важливо для вивчення lean).
Але яка роль A3-мислення в lean-організації? За словами Джима Вомака, одного з батьків-засновників lean-руху, це один з трьох основних елементів системи lean-управління разом з плануванням Хошин і повсякденним управлінням. Це тематичне дослідження Хошин канрі в банку Itaú корисне для розуміння того, як багато існує різних варіантів використання A3. У бразильському банку він використовувався для «застосування стратегії, розширення можливостей співробітників і стимулювання спільної роботи».
Давайте тепер розглянемо деякі з найбільш важливих переваг A3-мислення:
- Вирішення проблем. Як вже говорилося вище, це основне призначення А3.
- Планування. В якості основи A3 допомагають нам структурувати думки і організовувати їх логічним чином, що робить A3 відмінним інструментом для вироблення стратегії.
- Розвиток співробітників. Це, мабуть, найбільша перевага A3: з його допомогою люди вчаться розвивати критичне мислення і засновувати свої дії і рішення проблем на даних. Ось чому A3-мислення також є інструментом коучингу: попросивши учня пояснити, а потім розглянути його A3, коуч дійсно просить його пояснити свій хід думок. Коли його припущення і висновки будуть поставлені під сумнів, підопічний буде ще більше поглиблюватись в проблему в пошуках виходу на новий рівень вдосконалення. Ми бачимо приклади використання A3-мислення для розвитку здібностей людей щодня, навіть у керівних групах: Університет штату Огайо використовує A3 для навчання ректорів в Огайо вирішувати наукові проблеми, тоді як будівельна компанія Turner взяла A3 на озброєння для розвитку багатьох своїх керівників.
- Навчання. Д-р Джек Біллі, відданий lean-керівник в системі охорони здоров'я Мічиганського університету, навчає своїх студентів-медиків навичкам A3. Лаура О'Донохью, одна з учениць доктора Біллі, сказала: «Найбільшою перевагою моделі A3 є те, що вона спонукає мене вдивлятися: відстежування обходів дозволило мені поговорити з людьми на всіх рівнях, чого я б не робила так ретельно і прискіпливо не керуючись цією моделлю». Прочитайте її повну історію тут.
- Отримання знань. Запис знань для їх повторного використання є фундаментальним завданням в організації, що навчається, оскільки вона сприяє інноваціям і прогресу. Охоплення покращень в A3 означає, що люди завжди можуть посилатися на них і на неймовірний обсяг даних, які вони зазвичай несуть. Цей голландський університет повністю замінив дипломні роботи на А3!
- Взаємне збагачення. У Барселоні, де я живу, місцевий інститут LGN періодично збирає разом людей з різних lean-лікарень в регіоні на день обміну досвідом і «взаємного збагачення», в якому A3 зазвичай є основним засобом комунікації. Інститут також представив цю ідею в багатьох організаціях, які він навчає: в Dreamplace Hotels на Тенеріфе, наприклад, менеджери середньої ланки з різних готелів мережі регулярно зустрічаються і діляться A3. Переваги таких зустрічей полягають в тому, що вони сприяють поширенню lean-мислення в організації, стимулюють навчання і створюють атмосферу дружньої конкуренції.
Маючи це на увазі, легко зрозуміти, чому Джон Шук назвав A3-мислення «управлінським процесом»: його успішне впровадження в організації дасть співробітникам в рамках всього бізнесу спільну мову і спосіб вирішення проблем. В умовах lean-виробництва перша реакція людей при зіткненні з проблемою зазвичай така: «Давайте відкриємо A3!» Кожен може (і повинен) використовувати А3 в своїй повсякденній роботі, від рядових співробітників до керівників вищої ланки: ця структура настільки універсальна, що її можна використовувати для чого завгодно, від організації та проведення Кайдзен для операційної проблеми (наприклад, поломка машини) до встановлення стратегічних цілей всього підприємства. У IOV, центрі лікування раку в Бразилії, кілька років тому генеральний директор ввів «зміни кайдзен» - період часу на тижні, протягом якого всі співробітники організації повинні працювати зі своїми A3. Сам доктор Фред витрачає час на те, щоб тренувати хоча б одну людину щотижня по A3. Ось що означає подавати приклад!
A3 можуть існувати на різних рівнях lean-організації: є стратегічні A3, A3 потоку створення цінності та операційні A3. Подібно гілкам в дереві, у A3 є спосіб генерувати більше A3 (точно так само, як виявлення однієї проблеми зазвичай попереджає нас про існування багатьох інших). Керівники працюватимуть над A3, щоб допомогти собі впоратися з організаційними проблемами і досягти організаційних цілей; проте досягнення цих цілей буде залежати від того, що відбувається на рівні відділу (або потоку створення цінності), що потребують створення декількох А3 і на цьому рівні. На один рівень нижче відбувається те ж саме: ефективність роботи відділу залежить від роботи передових працівників. A3 допомагають нам вирішувати проблеми на всіх рівнях бізнесу і тим самим створювати ланцюг, що з'єднує різні рівні управління, забезпечуючи узгодженість зверху вниз. Ось чому A3 є фундаментальним елементом застосування стратегії.
Я сподіваюся, що цей огляд вніс трохи більше ясності щодо цієї невловимої, але важливої практики, яка може стати відмінною підтримкою для lean-трансформації.