Система 5S в Lean-методології
Особливості та переваги використання системи 5S у робочому просторі
5S - це інструмент Lean, який використовується для постійного поліпшення умов праці. У процесі беруть участь як керівництво, так і виконавці нижчих рівнів. Це практика, яка повинна бути щоденною, а не одноразовою. Вона вимагає концентрації та терпіння, інакше початкові успіхи будуть марними.
Як виникла система та
які має переваги?
Система 5S зародилася після Другої світової війни з двох японських концепцій: TPM (Загальний догляд за обладнанням) та TPS (Виробнича система Toyota).
Назва є скороченням від п'яти японських слів: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu і Shitsuke. Ці п'ять понять зазвичай перекладаються англійською мовою як Sort, Straighten, Shine, Standardize, and Sustain (Деякі додають шосту S - Safety - безпека) Якщо адаптуватися до української мови, то можна також отримати:
Назва є скороченням від п'яти японських слів: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu і Shitsuke. Ці п'ять понять зазвичай перекладаються англійською мовою як Sort, Straighten, Shine, Standardize, and Sustain (Деякі додають шосту S - Safety - безпека) Якщо адаптуватися до української мови, то можна також отримати:
- сортування
- слідкування за порядком
- слідкування за чистотою
- стандартизація
- самодисципліна.
довідка
Впровадження 5S використовує циклічний підхід Демінга. Подібно до японської концепції Кайдзен, цикл Демінга або, як його ще називають, PDCA це простий ітеративний підхід до управління для тестування змін й усунення проблемних точок. PDCA означає «планування-виконання-перевірка-дія». Яка мета? Постійне поступове вдосконалення всередині організацій.
Виконуючи кроки 5S послідовно, ми досягаємо таких цілей:
- підвищення продуктивності праці
- покращення якості продукції шляхом зменшення дефектів
- зменшення ймовірності нещасних випадків
- стандартизувати робочі місця
- створення комфортного робочого середовища
Цікаво, що Toyota, зазвичай, використовує лише перші 4S, оскільки Shitsuke є просто зайвою, враховуючи систему щоденних, щотижневих та щомісячних аудитів, які вже є частиною стандартної роботи.
Потрібно пам'ятати про те що, використовуючи чотири, п'ять чи шість S, основним залишається те, що ці зусилля повинні бути систематичними, а не одноразовими і обов'язковими при впровадженні Lean-підходів.
Потрібно пам'ятати про те що, використовуючи чотири, п'ять чи шість S, основним залишається те, що ці зусилля повинні бути систематичними, а не одноразовими і обов'язковими при впровадженні Lean-підходів.
Як почати впроваджувати 5S самостійно?
Застосування 5S найчастіше є першим кроком у Lean-трансформації. Це тому, що суть цієї концепції просто зрозуміти і її застосування дає моментальні видимі результати.
Також вона допомагає людям розпочати трансформацію їхнього мислення та організацію свого робочого місця (а отже, і своєї роботи). 5S -- той інструмент, що може стати потужним каталізатором у процесі Lean-трансформації.
Однак те, що 5S є хорошим першим кроком на шляху Lean-змін ще не говорить про те, що цей крок є легким, і що ви можете зовсім забути про нього після першого разу. Як і з іншими інструментами в Lean, регулярне виконання 5S може бути досить складним.
Також вона допомагає людям розпочати трансформацію їхнього мислення та організацію свого робочого місця (а отже, і своєї роботи). 5S -- той інструмент, що може стати потужним каталізатором у процесі Lean-трансформації.
Однак те, що 5S є хорошим першим кроком на шляху Lean-змін ще не говорить про те, що цей крок є легким, і що ви можете зовсім забути про нього після першого разу. Як і з іншими інструментами в Lean, регулярне виконання 5S може бути досить складним.
“
Припустимо, організація впроваджує 5S з правильних причин і правильним чином для покращення роботи. Здавалося б все повинно бути легко, коли дуже чітко зазначено що потрібно робити. Просто розсортуйте, вичистіть, викиньте зайве, стандартизуйте та підтримуйте процес! Але підтримувати цей процес насправді дуже важко. Я з свого досвіду часто бачу недопрацювання у виконанні 5S, наприклад, блакитну стрічку навколо порожнього простору, де мали бути інструменти чи приладдя та, ймовірно, колись були. На практиці я часто спостерігаю, як втрачаються основні переваги 5S від неправильного або нерегулярного виконання.
Крок 1. Сортування
Перш за все, потрібно позбутися непотрібних речей у робочій зоні та згрупувати їх. На дефектні, сторонні та невикористані предмети наносять червону позначку і видаляють їх.
Інакше ви будете довго шукати такі речі через велику кількість непотрібних речей. Або велика кількість предметів захаращує приміщення, ускладнюючи пересування по ньому.
Мета першого етапу полягає в тому, щоб залишити тільки те, що дійсно потрібно.
Інакше ви будете довго шукати такі речі через велику кількість непотрібних речей. Або велика кількість предметів захаращує приміщення, ускладнюючи пересування по ньому.
Дії під час сортування:
- Озирніться з колегами, щоб знайти непотрібні або непотрібні речі. Якщо у вас є сумніви щодо корисності, то задайте питання: скільки таких предметів потрібні, як часто вони використовуються, чи слід їх зберігати тут.
- Визначте, куди і як видалити такі речі з робочої зони.
- Сфотографуйте робочу зону до змін.
- Нанесіть червону позначку на непотрібні предмети.
- Виберіть місце, де будуть лежати предмети з червоною позначкою.
- Якщо ви все ще не визначилися, чи потрібні окремі речі, нанесіть на них іншу позначку і відокремте їх від непотрібних.
- Подумайте, як часто використовуються предмети, що залишилися в робочій зоні.
- Якщо вони повинні лежати в межах досяжності руки, якщо вони можуть бути щодня або щогодини.
- Якщо це раз на тиждень або на місяць, такі предмети можна залишити подалі в робочій зоні.
- Виносьте речі, які не задіяні так часто, як у пунктах вище.
- Кожен відділ зобов'язаний мати місце для зберігання непотрібних предметів - карантин. Він забезпечує візуальний контроль: предмети мають чіткі мітки, розташовані так, щоб кожен міг бути спійманий у зоровому фокусі.
- Доручіть одному з співробітників стежити за карантином.
- Непотрібні предмети можуть зберігатися не більше 3-4 місяців. Зверніться до працівників, які раніше використовували такі предмети або подібні предмети, щоб дізнатися, чи вони точно не потребуватимуть їх надалі.
- Непотрібні речі передаються на загальний склад компанії. Там їх оцінює відповідальна особа.
- Предмети можуть бути передані іншим відділам, якщо вони їх потребують. Вони також можуть бути продані. Інакше просто викинути.
- Зробіть фотографії робочої зони після змін.
Крок 2. Слідкування за порядком
На цьому етапі потрібно знайти місце для кожного предмета в робочій зоні. У разі потреби все повинно бути якомога зручніше і ближче. Інструмент можна легко побачити, взяти, використовувати та повернути на місце. В результаті виходить ергономічне робоче місце: мінімум рухів з боку виконавця, безпека праці, невимушена обстановка.
Дії під час слідкування за порядком:
- Переконайтеся, що всі непотрібні предмети були видалені з робочої зони.
- Маючи в голові робочий потік, подумайте, як розташувати інструменти.
- Сфотографуйте робочу зону до змін.
- Дізнайтеся, як думають співробітники, де б вони розмістили робочі предмети. Вони повинні подумати, що їм потрібно для виконання завдань і в якій кількості.
- Як згадувалося в алгоритмі першого кроку, сортування, часто використовувані інструменти повинні бути під рукою. Використовується раз на місяць - знаходиться в робочій зоні, рідко використовується.
- Складіть план і розташуйте предмети відповідно до нього. Вони повинні бути доступні протягом 30-60 секунд з мінімальними діями співробітників.
- Переконайтеся, що всім працівникам повідомлено про перестановки.
- Складіть детальний і чіткий список предметів з їх новим місцезнаходженням. Помістіть його на видне місце.
- Позначте кожну шафу або полицю, що зберігається в них.
- Позначте різними лініями проходи, місця зберігання обладнання, джерела небезпеки. Також позначте напрямки в робочій зоні, розміри для інструментів у шафі.
- Нанесіть мітки на всі необхідні предмети.
- Зробіть фотографії після змін.
Крок 3. Слідкування за чистотою
Робоча зона повинна бути чистою щодня. Мета полягає не в тому, щоб приміщення радувало красою, хоча і це позитивно впливає на настрій співробітників. Третій етап допомагає миттєво виявити дефекти та проблеми в робочому процесі.
Наприклад, витік масла важко побачити на вже брудній робочій поверхні. Коли вона чиста, будь-яка пляма відразу ж впадає в очі, і проблема вирішується на початковому етапі.
Наприклад, витік масла важко побачити на вже брудній робочій поверхні. Коли вона чиста, будь-яка пляма відразу ж впадає в очі, і проблема вирішується на початковому етапі.
Дії під час слідкування за чистотою:
- Сфотографуйте робочу зону перед змінами.
- Знайдіть способи уникнути забруднень, використовуючи техніку 5 Чому для визначення причини.
- Визначте та позначте предмети, які викликають забруднення.
- Записуйте інформацію про зони, які потрібно впорядкувати. Для цього можна використовувати таблицю із запитаннями: Де знаходиться проблемна зона? У чому саме проблема? Який працівник повинен вирішити проблему? Як вирішити проблему? Коли можна приступити до вирішення проблеми?
- Розробіть план і розподіліть обов'язки.
- Зробіть прибирання щоденним процесом, результати якого перевіряються.
- Проводьте прибирання перед початком роботи та її завершенням.
- Для кожного прибирання потрібно від 10 до 15 хвилин.
- Зробіть фотографії після змін.
Робоче місце до і після впровадження 5С:
Крок 4. Стандартизація
На четвертому етапі розробляються інструкції щодо того, як зберегти робочу зону в чистоті, а предмети - в готовності до ефективного використання. Якщо раніше співробітники отримували накази та доручення, то стандартизація дає їм шаблони дій у стандартних ситуаціях.
Дії під час стандартизації:
- Сфотографуйте робочу зону перед змінами.
- Знайдіть способи уникнути забруднень, використовуючи техніку 5 Чому для визначення причини.
- Визначте та позначте предмети, які викликають забруднення.
- Записуйте інформацію про зони, які потрібно впорядкувати. Для цього можна використовувати таблицю із запитаннями: Де знаходиться проблемна зона? У чому саме проблема? Який працівник повинен вирішити проблему? Як вирішити проблему? Коли можна приступити до вирішення проблеми?
- Розробіть план і розподіліть обов'язки.
- Зробіть прибирання щоденним процесом, результати якого перевіряються.
- Проводьте прибирання перед початком роботи та її завершенням.
- Для кожного прибирання потрібно від 10 до 15 хвилин.
- Зробіть фотографії після змін.
Крок 5. Самодисципліна
На останньому етапі проходять навчання та тренування. Мета вдосконалення полягає в тому, щоб зробити 5S справжньою культурою в організації і не повернутися до свого колишнього стану.
Дії під час самодисципліни:
- Переконайтеся, що співробітники ставляться до робочої зони з такою ж увагою, як і до свого будинку.
- Раз на тиждень перевіряйте, як виконуються перші три етапи. Відобразіть результати перевірок на дошці. Оцінювати можна за 10-бальною шкалою.
- Слідкуйте за тим, щоб співробітники сприймали 5S як обов'язкову частину робочого процесу, а не чекали на команду або доручення.
- Керівництво має брати активну участь у ініціюванні та реалізації програми. Успішне впровадження варто відсвяткувати з колективом.
- Використовуйте техніку Кайдзен, щоб покращити 5S.
Які результати приносить 5S?
Samsonite South Asia Pvt. Ltd. — це індійська компанія, американська компанія Samsonite, яка є одним з найбільших виробників валіз у світі. Тут виробляється до 40% всієї продукції Samsonite.
Перед впровадженням 5S індійське відділення компанії зазнало таких проблем:
Методологія впровадження 5S для Samsonite South Asia Pvt. Ltd.:
Розберемо кожен з кроків 5S на прикладі компанії Samsonite South Asia Pvt. Ltd.:
Крок 1. Визначаються непотрібні предмети, які поміщаються в зону з червоною міткою. Деталі вказані на карті для червоної позначки.
Перед впровадженням 5S індійське відділення компанії зазнало таких проблем:
- Неефективне використання складу для зберігання сировини та готової продукції
- Витрачання часу на пошук матеріалів та інструментів через те, що приміщення для постійного використання як склад не визначено
- Зниження продуктивності внаслідок цього
- Наявність непотрібних предметів у робочій зоні
- Для інвентаризації таких предметів потрібні додаткові витрати часу та коштів
- Немає місця для зберігання непотрібних предметів
- Нерівномірна участь керівництва та працівників у організації робочої зони через відсутність стандартів.
Методологія впровадження 5S для Samsonite South Asia Pvt. Ltd.:
- Навчання персоналу за допомогою презентацій та уроків. Ряд співробітників індійського відділення відвідали головний офіс компанії, де вже успішно впровадили 5S.
- Спрощення організаційної структури, схематичне об'єднання відділів у кілька зон.
- Проведення етапу Seizu - Сортування - у виділених зонах під керівництвом призначених працівників.
- Перевірка результатів сортування та складання зауважень.
- Нагородження трьох найкращих зон та презентація результатів першого етапу для всіх працівників.
- Наступні 4 етапи застосовуються за таким же принципом.
Розберемо кожен з кроків 5S на прикладі компанії Samsonite South Asia Pvt. Ltd.:
Крок 1. Визначаються непотрібні предмети, які поміщаються в зону з червоною міткою. Деталі вказані на карті для червоної позначки.
Карта для червоної позначки
Матеріали, зазначені на карті, відправляються в карантин або розставляються таким чином, щоб вони не займали корисної площі або не заважали проходу.
Комора для інструментів до і після
Офіс відділу лиття до і після
Крок 2. Об'єкти розміщуються за принципом "місце для всього і все на своєму місці". Визначено зони для інструментів, матеріалів та обладнання.
Зони для розміщення кошика для сміття, листів та зразків для машини і щит для зберігання інструментів
Шафа для кріплення та позначення проходу
Крок 3. Прибирання робочих зон, складів, офісів, проходів. Вони будуть більш акуратними.
Прохід в майстерні до і після
Перевізник палет до і після
Крок 4. Процедури, які виконувалися на попередніх етапах, були стандартизовані. Працівникам були роздані інструкції англійською та рідною мовою.
- Було складено журнал, в якому входили предмети з червоною міткою.
- Самі працівники, якщо помічали непотрібні предмети, виділяли їх червоною міткою. Спочатку мітки обліковувалися кожні 8 днів, потім кожні 15 днів, і в підсумку один раз на місяць.
- Почалися збори співробітників, на яких вони обговорювали впровадження 5S.
Результати впровадження 5S
- Продуктивність покращилася завдяки системному підходу та грамотному розташуванню предметів
- Менше часу витрачається на пошук інструментів та сировини
- Значно зменшилися величезні витрати на інвентаризацію непотрібних речей
- З'явилося більше місця для зберігання сміття, сировини та готової продукції. Проходи для працівників стали набагато зручнішими
- Керівництво та співробітники були мотивовані рівною участю у впровадженні 5S.
При повному впровадженні практика 5S піднімає настрій колективу і справляє позитивне враження на клієнтів. Коли співробітники насолоджуються тим, де вони працюють, постійне вдосконалення зменшує відсоток браку, прискорює робочий процес і покращує якість продукції.
5S - це більше, ніж просто система організації робочого місця. Це культура для підвищення продуктивності, підвищення безпеки та зниження витрат.
Для того, щоб 5S була успішною, її принципи повинні розуміти і постійно практикувати кожен співробітник.
Якщо ви прагнете самостійно вдосконалювати робочі процеси, 5S — це гарний вибір. Але, будьте готові до того, що не все виходитиме з першого разу.
Однак, якщо вам потрібні миттєві результати і не має часу на експерименти, радимо пройти наш сертифікаційний курс Lean Yellow Belt, на якому ми детально вивчаємо та практикуємо метод 5S, а також багато інших базових Lean-інструментів.
Однак, якщо вам потрібні миттєві результати і не має часу на експерименти, радимо пройти наш сертифікаційний курс Lean Yellow Belt, на якому ми детально вивчаємо та практикуємо метод 5S, а також багато інших базових Lean-інструментів.