Вирішення проблем методом A3
Структурований підхід до вирішення проблем та постійного вдосконалення
Вирішення проблем методом A3 - це практика Toyota, яка займається вирішенням проблеми, аналізом, коригувальними діями та планом дій на одному аркуші великого паперу (A3), часто з використанням графіки. У Toyota звіти A3 перетворилися на стандартний метод узагальнення вправ на вирішення проблем, звітів про стан та вправ планування, таких як відображення потоку цінностей.
Але це набагато більше, ніж аркуш паперу з фактами та цифрами. Це процес управління, який вивчається через діалог про конкретні проблеми. Він робить це за допомогою діалогу між Lean-менеджером та підлеглим, який вивчає Lean-управління та лідерство, коли вона вирішує важливу проблему.
Цей процес вирішення проблем при створенні кращих співробітників - аналіз A3 - є основним для системи управління Toyota. Звіт A3 керує діалогом та аналізом. Він визначає поточну ситуацію, характер проблеми, спектр можливих контрзаходів, найкращі контрзаходи, засоби (хто що робитиме, коли), щоб застосувати її на практиці, та докази того, що проблема насправді була вирішена.
Але це набагато більше, ніж аркуш паперу з фактами та цифрами. Це процес управління, який вивчається через діалог про конкретні проблеми. Він робить це за допомогою діалогу між Lean-менеджером та підлеглим, який вивчає Lean-управління та лідерство, коли вона вирішує важливу проблему.
Цей процес вирішення проблем при створенні кращих співробітників - аналіз A3 - є основним для системи управління Toyota. Звіт A3 керує діалогом та аналізом. Він визначає поточну ситуацію, характер проблеми, спектр можливих контрзаходів, найкращі контрзаходи, засоби (хто що робитиме, коли), щоб застосувати її на практиці, та докази того, що проблема насправді була вирішена.
Важливість методу А3
A3 береться з циклу PDCA (Plan-Do-Check-Act). Хоча це, здається, покроковий процес, метод, як правило, використовується ітеративно, а розділи проблеми та рішення циклічно оновлюються.
Lean підкреслює візуалізацію, з прикладами відображення потоку цінностей та візуальних робочих процесів Kanban. Це зробило односторінковий звіт, в якому представлено те, що відбувається, було бажаним доповненням до операції Lean.
Завдяки спільному використанню A3 для вирішення всіх проблем та планування ініціатив, компанії можуть почати використовувати методологію системного мислення A3: вирішувати труднощі, пропонувати зміни, впроваджувати інновації та курувати логічні міркування, що кореняться в поточних потребах.
Lean підкреслює візуалізацію, з прикладами відображення потоку цінностей та візуальних робочих процесів Kanban. Це зробило односторінковий звіт, в якому представлено те, що відбувається, було бажаним доповненням до операції Lean.
Завдяки спільному використанню A3 для вирішення всіх проблем та планування ініціатив, компанії можуть почати використовувати методологію системного мислення A3: вирішувати труднощі, пропонувати зміни, впроваджувати інновації та курувати логічні міркування, що кореняться в поточних потребах.
довідка
Таїті Оно з Toyota був відомий тим, що не приймав звіти довші за одну сторінку, що допомогло поширенню підходу A3 в офісах автомобільного гіганта. A3 схожий на звіт 8D, який також широко поширений в автомобільній промисловості, хоча, як правило, для управління скаргами. Крім того, здатність швидко розрізняти проблему та розуміти її рішення є вродженою для цінностей Lean.
Ефективне використання процесу A3 може полегшити перехід від дискусії про те, кому чим володіє (дебати, орієнтовані на владу) до діалогу навколо того, що правильно робити (розмова, орієнтована на відповідальність). Ця зміна має радикальний вплив на спосіб прийняття рішень. Особи отримують повноваження вживати заходів таким чином, як вони формують проблему. Вони формують консенсус і отримують рішення, які приймаються, невпинно зосереджуючись на незаперечних фактах, які вони та їхні однолітки отримують від гемби.
Як результат, управління A3 найкраще розуміти ні як "зверху вниз", ні як "знизу вгору". Процес уточнює відповідальність, поклавши право власності прямо на плечі автора-власника А3, особи, ініціали якої з'являються у верхньому правому куті паперу. Ця людина може не мати прямих повноважень над кожним аспектом пропозиції. Тим не менш, цей власник чітко ідентифікований як особа, яка взяла на себе або взяла на себе відповідальність за прийняття та виконання рішень.
Як результат, управління A3 найкраще розуміти ні як "зверху вниз", ні як "знизу вгору". Процес уточнює відповідальність, поклавши право власності прямо на плечі автора-власника А3, особи, ініціали якої з'являються у верхньому правому куті паперу. Ця людина може не мати прямих повноважень над кожним аспектом пропозиції. Тим не менш, цей власник чітко ідентифікований як особа, яка взяла на себе або взяла на себе відповідальність за прийняття та виконання рішень.
“
Робота Lean-лідера полягає в тому, щоб розвивати людей. Якщо працівник не вчився, вчитель не вчив.
Навіщо використовувати підхід А3 для вирішення проблем?
Lean-методологія забезпечує конкурентну перевагу, стратегічні та операційні переваги завдяки своїй меті збільшити цінність, що надається клієнту, та зменшити відходи. Участь у процесі, який дозволяє команді знайти правильне, найкраще рішення в найкоротші терміни, є дуже вигідним.
Зрозуміло, що деякі звіти та пропозиції повинні містити великі обсяги даних, і вони мають своє місце в бізнес-середовищі. Але уявіть собі цінність і перевагу, які має переганяння цієї інформації на 1 сторінку. Подумайте, наскільки швидше можна приймати рішення на основі цього. Окрім економії часу, можливість використовувати системний підхід PDCA доповнює навички вирішення проблем, необхідні для пропозиції точних рішень.
Зрозуміло, що деякі звіти та пропозиції повинні містити великі обсяги даних, і вони мають своє місце в бізнес-середовищі. Але уявіть собі цінність і перевагу, які має переганяння цієї інформації на 1 сторінку. Подумайте, наскільки швидше можна приймати рішення на основі цього. Окрім економії часу, можливість використовувати системний підхід PDCA доповнює навички вирішення проблем, необхідні для пропозиції точних рішень.
“
Готуючись до битви, я завжди вважав, що плани марні, але планування незамінне
Це акт планування, який важливий, оскільки він визначає всі відомі перешкоди, візуалізує план дій і допомагає передбачити потенційні результати та проблеми на цьому шляху. Хоча документування вашої проблеми на аркуші паперу А3 може або не може принести користь, акт реалізації мислення А3 - це те, що робить різницю.
Переваги використання методу A3
- Швидше вирішення проблем
- Простіше планування
Завдяки застосуванню об'єктивного, критичного мислення, що сприяє структурі A3.
- Розвиток команди
Шляхом багаторазового використання структурного інструменту для пошуку першопричин проблем та їх найкращих рішень. Використання одного інструменту на всіх рівнях компанії також сприяє міжвідомчему співробітництву та обміну знаннями.
- Зростання компанії
Звіти A3 допомагають підтримувати та зберігати знання компанії в записі, допомагаючи підтримувати хорошу операційну політику та будувати сильну культуру зростання, що корениться у вирішенні реальних проблем компанії, а не абстрактних ідей.
Як самостійно створити A3?
Як вже згадувалося раніше, A3-звіт включає в себе цикл PDCA, що означає, що звіт буде переглядатися і оновлюватися кілька разів, поки проблема не буде вирішена: саме завдяки цим поступовим покращенням і коригуванням ви стаєте все ближче і ближче до своєї мети. Ось чому ви завжди повинні використовувати олівець для роботи зі своїм A3... вам потрібно буде декілька разів стерти все і переписати заново.
У лівій частині A3 ми знаходимо чотири розділи (і заголовок) - «Передумови», «Поточний стан», «Мета / завдання» і «Аналіз». Саме тут вивчається проблема і контекст, в якому вона існує, щоб знайти першопричину. З правого боку у нас є три розділи - «Пропоновані контрзаходи», «План» і «Подальшого контролю». Тут визначаються можливі рішення і готується план дій.
У лівій частині A3 ми знаходимо чотири розділи (і заголовок) - «Передумови», «Поточний стан», «Мета / завдання» і «Аналіз». Саме тут вивчається проблема і контекст, в якому вона існує, щоб знайти першопричину. З правого боку у нас є три розділи - «Пропоновані контрзаходи», «План» і «Подальшого контролю». Тут визначаються можливі рішення і готується план дій.
Крок 1: Назва
Він повинен зосередитися на проблемі, яку ви намагаєтеся вирішити, а не на рішенні, яке ви хочете передати. Прикладами назв є: "Зменшити нерозуміння командою інструкцій щодо завдань" або "Зменшити скарги клієнтів за допомогою продукту XYZ".
Крок 2: Передісторія
За словами авторів "Розуміння мислення A3: критичний компонент системи управління PDCA Toyota", однією з головних сильних сторін Toyota є те, що вони надають значення розумінню проблеми. Замість того, щоб поспішати з рішенням, Toyota витрачає час, щоб точно зрозуміти, що відбувається. Принцип прогулянки Гемба свідчить про цю потребу сприймати проблеми з перших рук.
У довідковому розділі звіту представлені важливі пов'язані факти та те, як проблема узгоджується зі стратегічними цілями компанії. Представлення цього прямо на сторінці допомагає мінімізувати витрати, які рада високооплачуваних керівників повинна була б витратити на розгляд проблеми, без гарантії того, що вони її зрозуміють, або придумують правильне рішення.
Розгляньте цей контрольний список для вашого фонового розділу:
У довідковому розділі звіту представлені важливі пов'язані факти та те, як проблема узгоджується зі стратегічними цілями компанії. Представлення цього прямо на сторінці допомагає мінімізувати витрати, які рада високооплачуваних керівників повинна була б витратити на розгляд проблеми, без гарантії того, що вони її зрозуміють, або придумують правильне рішення.
Розгляньте цей контрольний список для вашого фонового розділу:
- Чи знаю я потреби аудиторії мого звіту?
- Чи я надав достатньо контексту?
- Чи те, що він представляє, узгоджується зі стратегічними цілями аудиторії?
- Чи можна пояснити фон за 30 секунд?
Крок 3: Поточний стан
Правильне визначення та гарне розуміння проблеми - це ваш шлях до пошуку правильного рішення. Це робить роботу над визначенням поточного стану 90% зусиль A3.
Мета тут полягає в тому, щоб переконатися, що всі знають про проблему, чи звіт документує її належним чином, і чи хтось ставить під сумнів висновки звіту. Використання графіків, діаграм або інших наочних посібників є корисним.
Мета тут полягає в тому, щоб переконатися, що всі знають про проблему, чи звіт документує її належним чином, і чи хтось ставить під сумнів висновки звіту. Використання графіків, діаграм або інших наочних посібників є корисним.
Крок 4: Мета
Ваша мета - якщо ви її досягнете, ви знаєте, що ваші зусилля з вирішення проблем були успішними. Але ви повинні знати, які показники вимірюватимуть успіх і яке визначення успіху. Прикладом може бути "зменшення скарг клієнтів на 15%, що вимірюється статистикою колл-центру".
Крок 5: Першопричина
Основна увага розділу "першопричина" повинна бути на диференціації фактів та думок щодо причини та наслідків проблеми. Ви можете включити свої висновки з вправ 5 Чому?, діаграми Ішикави або будь-якого іншого результату ваших зусиль RCA. Якщо першопричина не буде визначена правильно, проблема, ймовірно, знову з'явиться, викликаючи відходи та заперечуючи принципи Lean.
Крок 6: Контрзаходи
Контрзаходи повинні бути коригувальними діями, які слід вжити для вирішення першопричини проблеми. Якщо це неможливо - без капітального ремонту процесу - ви можете замість цього використовувати дії стримування, щоб зупинити проблему від прямого впливу на клієнта. Це нормально вирішувати складні проблеми ітеративно, разом із значеннями постійного вдосконалення.
Розділ може включати таблицю причин проблем, вжитих дій, власників дій та досягнутих результатів.
Розділ може включати таблицю причин проблем, вжитих дій, власників дій та досягнутих результатів.
Крок 7: Підтвердження ефекту
Оскільки вправа A3 базується на циклі PDCA, цей розділ вашого звіту повинен показати зусилля, які ви витратили для підтвердження ваших висновків. Доказ того, що ви дійсно вирішили проблему. Наприклад, інженери-програмісти включають зразки, які копіюють помилки та перевіряють, що вони більше не присутні після виправлення.
Якщо вправа ще не відбулася, тобто, коли ви представляєте план отримання схвалення, вам слід окреслити, які вправи ви будете проводити, щоб перевірити, чи є мета успішною.
Якщо вправа ще не відбулася, тобто, коли ви представляєте план отримання схвалення, вам слід окреслити, які вправи ви будете проводити, щоб перевірити, чи є мета успішною.
Крок 8: Наступні дії
Останній розділ повинен включати будь-які інші дії, які ви, можливо, захочете розглянути. Принцип, якого варто дотримуватися тут, - це крок "Шицуке - підтримка" плану 5S. Подумайте, що ви повинні зробити, щоб забезпечити збереження переваг цієї вправи. І чи можна їх перевести в інші сфери компанії?
Багато граней A3
- Стандартний розмір паперу: у своїй найбільш фундаментальній формі "A3" - це міжнародний термін для аркуша паперу шириною 297 міліметрів і довжиною 420 міліметрів. Найближчий розмір паперу в США - це аркуш таблоїдів розміром 11 на 17 дюймів.
- Шаблон: Багато компаній та приватних осіб використовують документ формату А3, попередньо надрукований з кроками, необхідними для проведення зусиль з ощадливого вирішення проблем або вдосконалення, з щедрим пробілом для "власників А3", щоб зафіксувати свій прогрес. Хоча вони посилаються на цей документ як на шаблон, "A3" не є шаблоном.
- Розкадровка: Коли користувачі записують прогрес свого проєкту вирішення проблем або вдосконалення, A3 стає розкадровкою, яка використовується для полегшення спілкування, співпраці та координації з іншими зацікавленими сторонами, на які впливає мета, над якою працює власник A3 (наприклад, вирішення проблеми або вдосконалення процесу). Маючи всі факти про зусилля в одному місці, логічно представлені та узагальнені, власник A3 краще може отримати підтримку від інших зацікавлених сторін для рекомендованих змін процесу.
- Звіт: Після завершення зусиль з вирішення проблем A3 розкадровка A3 служить звітом про ініціативу вирішення проблем або вдосконалення, включаючи зібрані факти та дані, розглянуті гіпотези, випробувані контрзаходи, результати експериментів, вжиті коригувальні дії та загальне мислення власника A3 та зацікавлених сторін. У Toyota та інших місцях звіти A3 перетворилися на стандартний метод узагальнення вправ на вирішення проблем, звітів про стан та вправ планування, таких як відображення потоку цінностей.
- Методологія (або процес) вирішення проблем: Більшість Lean-практиків знають "A3" як процес вирішення проблем, керований конкретними кроками або питаннями. Ліва сторона A3 зосереджена на різних елементах проблеми або поточного стану, а права - на контрзаходах, які розглядаються, перевірені та обрані, які вирішують проблему або створюють більш високий стандарт.
- Дисципліна управління (або процес): на більш високому рівні Lean-лідери, менеджери та керівники використовують "A3" як засіб, за допомогою якого вони контролюють та керують підлеглими, одночасно допомагаючи їм розвивати своє ощадливе мислення та практику - особливо Lean-лідерство та можливості вирішення проблем. З керівництвом A3 лідери кидають виклик своїм прямим підлеглим, щоб вирішити проблему. Потім, зі звітом A3, який керує діалогом та аналізом, лідери навчають їх процесу вирішення проблем. Важливо, що лідери тренують, задаючи питання, а не надаючи відповіді, забезпечуючи відповідальність, що залишається за підлеглим, щоб вирішити проблему, переслідуючи факти та побудувавши консенсус. Завдяки цій взаємодії підлеглі вирішують проблему, дозволяючи їм досягти прогресу до мети і, таким чином, навчитися бережливому підходу до лідерства та управління та отримати здатність вирішувати проблеми.
- Мислення A3 (або аналіз): Більшість тренерів A3 та Lean-практиків називають "A3" процесом мислення. У цьому випадку термін відноситься до системного підходу до вирішення проблем або вдосконалення робочих процесів. Хтось може дотримуватися цього систематичного підходу, незалежно від того, чи керується він або записує свої висновки на документі A3.
- Інструмент вирівнювання: передові ощадливі організації, які включили бережливе мислення та практику протягом усіх своїх операцій, використовують A3 як частину своїх зусиль з розгортання та виконання стратегії. У цьому випадку процес A3 забезпечує стандартний підхід до управління та коучингу людей, всі вони спрямовані на вирішення проблем, які допомагають досягти корпоративних цілей.
Шаблони для завантаження
Висновок
Звіт про вирішення проблем A3 допоможе вам надати інформацію таким чином, щоб забезпечити миттєву цінність і швидко зменшити відходи.
Найголовніше, що слід пам'ятати, це те, що акт вирішення проблем Lean важливіший, ніж створення документа A3, який може не містити дійсних даних і бути просто галочкою в якомусь корпоративному контрольному списку.
Те ж саме стосується всіх методів та інструментів Lean - їх застосування саме по собі не зробить вашу компанію Lean. Щоб по-справжньому реалізувати принципи Lean, культура вашої компанії, мислення та планування повинні трансформуватися.
Найголовніше, що слід пам'ятати, це те, що акт вирішення проблем Lean важливіший, ніж створення документа A3, який може не містити дійсних даних і бути просто галочкою в якомусь корпоративному контрольному списку.
Те ж саме стосується всіх методів та інструментів Lean - їх застосування саме по собі не зробить вашу компанію Lean. Щоб по-справжньому реалізувати принципи Lean, культура вашої компанії, мислення та планування повинні трансформуватися.
Вирішення проблем має вирішальне значення для кожної посади в кожній галузі. У цьому курсі ви навчитеся розуміти ситуацію в гембі (де робиться робота) і використовувати всі свої почуття, щоб зрозуміти, що насправді відбувається.
Якщо ви хочете навчитися вирішувати проблеми так, щоб вони більше не виникали, тобто за методом А3, -- запрошуємо на сертифікаційний курсLean Green Belt, що стартує вже 22.05.2024.
Якщо ви хочете навчитися вирішувати проблеми так, щоб вони більше не виникали, тобто за методом А3, -- запрошуємо на сертифікаційний курсLean Green Belt, що стартує вже 22.05.2024.